Tweetalige printerversie Eentalige printerversie

Schriftelijke vraag nr. 5-7553

van Nele Lijnen (Open Vld) d.d. 13 december 2012

aan de vice-eersteminister en minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid, belast met Beliris en de Federale Culturele Instellingen

Grootschalige ICT-projecten - Kostprijs - Beroep op Fedict of extern bedrijf - Samenwerkingsverbanden - Perceptie door personeel

ministerie
toepassing van informatica
elektronische overheid
bedrijfsbeheerssysteem

Chronologie

13/12/2012Verzending vraag
21/11/2013Rappel
21/3/2014Antwoord

Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7547
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7548
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7549
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7550
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7551
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7552
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7554
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7555
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7556
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7557
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7558
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7559
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7560
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7561
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7562
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7563
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7564
Ook gesteld aan : schriftelijke vraag 5-7565

Vraag nr. 5-7553 d.d. 13 december 2012 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Een tijd geleden was er veel ophef over het zogenaamde eHR-project. Het doel was de volledige informatisering van het personeelsbeheer van de federale overheidsdiensten. Het project werd opgestart in 2007. Vijf jaar later blijkt dat het project allesbehalve is gerealiseerd. Nu moet men vanaf nul herbeginnen. Sinds 2007 werd al ongeveer 22 miljoen euro aan het project besteed en de kosten zullen nu nog verder oplopen.

Ik kan het toenemende gebruik van informaticatoepassingen binnen de overheid alleen maar toejuichen: het maakt de werking van de overheid efficiŽnter, sneller en toegankelijker. Het bevordert de communicatie en stelt de overheid in staat om transparant te werken. Nieuwe toepassingen op het vlak van informatica zijn dan ook nodig. Dit betekent echter niet dat elke kost die in het kader van ICT wordt gemaakt, ook de gewenste verhoogde efficiŽntie en effectiviteit oplevert. Een grondige voorbereiding, een degelijke implementatie en een correcte (tussentijdse) evaluatie blijven zeer belangrijk.

Daarom had ik u graag enkele vragen gesteld omtrent dit thema:

1) Zijn op uw departement de jongste jaren (grootschalige) projecten uitgevoerd in het kader van ICT? Zo ja, wat was de kostprijs van deze projecten? Werd het vooropgestelde doel bereikt, en dit binnen de vooraf bepaalde tijd en kostenraming?

2) Indien er projecten uitgevoerd zijn: werd hiervoor een beroep gedaan op Fedict of op een extern bedrijf? Heeft u een extern bedrijf overwogen? Waarom de keuze voor Fedict of een extern bedrijf?

3) Indien er ICT-projecten zijn uitgevoerd: gebeurde dit in overleg of in samenwerking met andere departementen of Federale Overheidsdiensten?

4) Indien er projecten zijn uitgevoerd in het kader van ICT: wat waren de belangrijkste redenen? Werd het project als wenselijk of noodzakelijk ervaren door het personeel?

Antwoord ontvangen op 21 maart 2014 :

Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid 

1) De laatste jaren zijn er zeker grotere projecten geweest, bijvoorbeeld Mediflow en E-cad. Deze projecten lopen over meerdere jaren en werden uitgevoerd door een gemengd team van internen en externen (via Smals). Deze projecten zijn volgens de geijkte projectmanagementkanalen opgevolgd (PRINCE2) en werden als dusdanig ook aan de regels onderworpen van projectmanagement.

De geraamde kostprijs van deze beide projecten tot nu toe is:

- Mediflow: +/- 4.000.000 euro

- E-cad: +/- 4.000.000 euro 

(in deze bedragen zijn de loonkosten van het interne personeel en de externen vervat, niet de kostprijs van licenties en hardware, of andere infrastructuur). 

2) De FOD heeft in dit kader beroep gedaan op de bestaande raamcontracten van Smals. Op die manier kan de FOD zijn interne equipe uitbreiden met tijdelijke werkkrachten.  

3) De ICT-projecten die de FOD uitvoert, gebeuren steeds in nauw overleg met het betrokken departement, zonder deze betrokkenheid start de stafdienst ICT het project niet omdat het dan gedoemd is te mislukken. Indien het gaat over generieke, meer technische projecten, dan wordt er overlegd met andere (overheids-)instanties als EHealth, Smals, FEDICT en andere FOD’s om eventuele synergiën te ontdekken.  

4) De voornaamste redenen om projecten door ICT te laten ondersteunen waren administratieve vereenvoudiging en toegenomen werkdruk. In minder mate, maar wel aanwezig, was er ook sprake van wettelijke verplichtingen.  

FOD Sociale zekerheid 

1) a) Ja, de laatste twee jaren zijn er vier IT-projecten uitgevoerd die gegund werden boven de 125K euro (BTW inbegrepen),

b) 146K euro (3 jaar), 728K euro, 2.368K euro (5 jaar) en 1.419K euro (3 jaar),

c) Ja, voor de 4 projecten werden de IT-doelstellingen gehaald binnen de geplande tijd en kostenraming. 

2) Voor de vier projecten werd beroep gedaan op een externe firma en voor het vierde zijn er contacten geweest met FEDICT. 

3) Voor het vierde project is er overleg geweest met de Kanselarij van de eerste minister en de Programmatorische Overheidsdienst (POD) Maatschappelijke Integratie maakt gebruik van de contracten afgesloten voor dit 4de project. 

4) a) Het eerste (Workforce mgt tool) is bedoeld om de bereikbaarheid van het callcenter van de DG Personen met een Handicap te verbeteren. Deze tool voor werkrooster-  en takenbeheer laat toe de werktijdregeling van het personeel beter in te plannen in functie van de behoeften. Het tweede (informaticapersoneel) was noodzakelijk om de continuïteit van de toepassing voor de DG Personen met een handicap te garanderen; Het derde (upgrade en optimalisatie Wan-netwerk) was noodzakelijk om zowel intern personeel als externen verder toegang te verlenen tot de verschillende toepassingen en voor de uitwisseling van gegevens met voldoende performantie en mogelijkheden; het vierde  (Enterprise Agreement contract voor het onderhoud en het recht tot installatie en upgrade van de Microsoft software licenties) was noodzakelijk om de continuïteit van verscheidene toepassingen te garanderen. 

b)  Ja voor de 4 projecten.

Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV) 

1) De excel in bijlage geeft een overzicht van de grotere informaticaprojecten (eHealth en eCare niet inbegrepen), samen met de vraag of het doel is bereikt, of de kost binnen de raming is gebleven, of de timing is gerespecteerd, de periode van oplevering en de totale ontwikkelkost. 

2) Afhankelijk van de manier of de projecten intern worden beheerd of geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed zal er voor bepaalde profielen of competenties die het RIZIV niet in huis heeft beroep worden gedaan op externe bedrijven of zal het project in regie worden uitbesteed. Hierbij wordt er zo veel als mogelijk gebruik gemaakt van de raamcontracten of gegunde overheidsopdrachten van Smals, FedICT of andere FOD’s of worden er individuele overheidsopdrachten uitgegeven indien de raamcontracten of gegunde overheidsopdrachten van andere instellingen geen oplossing bieden. Er wordt ook steeds voor gezorgd dat de overheidsopdrachten van het Rijksinstituut hergebruikt kunnen worden door andere instellingen. 

3) Er wordt steeds contact opgenomen met de verschillende stakeholders in de projecten. Dit kan gaan over KSZ, eHealth, OISZ, FOD’s (bijvoorbeeld Financiën), de Verzekeringsinstellingen, etc. Het Rijksinstituut probeert ook kennis te delen (bijvoorbeeld met FOD Justitie betreffende ISO 27001 certifiëring) of kennis te hergebruiken van andere instellingen (FOD Economie voor wat betreft het online plaatsen van rapporten) of samenwerkingsverbanden te zoeken (bijvoorbeeld met FOD SZ rond gehandicaptendossier). 

4) Business alignment is een belangrijk aspect in de keuze van de projecten. Het gaat dus vooral over projecten in het kader van de Bestuursovereenkomst, de wettelijke opdrachten, de strategische en operationele doelstellingen en de ondersteuning van de medewerkers in het uitvoeren van de opdrachten. In het beslissingsproces, uitvoering en operationaliseren van de projecten spelen de verschillende diensten natuurlijk een belangrijke rol en zijn zij vragende partij. ICT beslist enkel zelfstandig over de projecten betreffende ICT infrastructuur en werking van de ICT dienst. 

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) 

1) Om haar opdrachten te vervullen realiseert de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid jaarlijks een twintigtal projecten, met een gemiddeld budget tussen 500.000 en 600.000 euro en met 1 of 2 projecten die gebudgetteerd zijn op meer dan 1 miljoen euro.

Binnen de internationale “Standish group” die gereputeerd is omwille van haar onderzoek naar falen van ICT, zien we drie types projecten. Een eerste type dat beantwoordt aan de omschrijving van uw vraag, namelijk “vooropgestelde doel bereikt, en dit binnen de vooraf bepaalde tijd en kostenraming”. Dit zijn succesvolle projecten. Een tweede type projecten zijn de projecten die in gebruik worden genomen, weliswaar met minder functies en/of met meer kosten en/of na een langere realisatieperiode. Dit heet “uitdaging”. Standish groep identificeert vervolgens projecten die stopgezet worden en nooit in gebruik worden genomen uiteraard als mislukkingen.

Waar volgens deze criteria in 2009 slechts 32% van de projecten succesvol waren, 44% een uitdaging kenden en 24% mislukten, kent de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid de voorbije jaren een ongeveer gelijke verdeling tussen succesvolle projecten en projecten met uitdaging, met dien verstande dat er geen projecten voorkwamen die zonder enig resultaat werden stopgezet. De “uitdagingen” situeren zich voornamelijk in projecten met relatief grotere onduidelijkheid rond nieuw beleid en nieuwe wetgeving en/of met een groot aantal externe partners. 

2) Voor de ICT projecten werkt de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid samen met Smals - de vereniging van OISZ en andere overheden - op wie de Rijksdienst toezicht uitoefent zoals op zijn eigen diensten en dewelke tegelijkertijd het merendeel van haar werkzaamheden verricht ten behoeve van haar leden (de OISZ) die Smals controleren. Een beperkt gedeelte van de prestaties voor de ICT projecten van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid gebeuren dan weer door “sub-contractors”, externe consultants. De motieven om een gedeelte van de projecttaken te laten uitvoeren door subcontractors wordt in een beperkt aantal gevallen ingegeven door de behoefte aan afwezige specifieke competenties. In de regel wordt beroep gedaan op subcontractors wanneer de aanwezige capaciteit ontoereikend is en het niet opportuun is om op permanente wijze het personeelseffectief te verhogen. 

3) De meerderheid van de projecten gebeuren in overleg of in samenwerking met andere Federale Overheidsdiensten, voornamelijk binnen de sociale zekerheid. Sommige projecten, zoals het gebruikers-en toegangsbeheer gebeuren in zeer nauw overleg en afstemming met Fedict. 

4) ICT-projecten worden voor het grootste deel opgestart om bedrijfsredenen, dit wil zeggen om een nieuw beleid van de regering te implementeren binnen bestaande wetgeving, om nieuwe wetgeving te implementeren en om tegemoet te komen aan de behoeften van de externe entiteiten waar de RSZ mee in contact staat. Daarnaast zijn er ook intern gerichte projecten om de werking van de diensten te verbeteren of om bestaande, verouderde, toepassingen te moderniseren. Doordat hier steeds de vraag wordt gesteld naar de efficiëntieverbetering die voortvloeit uit het ICT project, zijn er weinig bezorgdheden rond wenselijkheid of noodzaak bij het personeel. Wel zijn er de traditionele bezorgdheden inzake veranderbeheer wanneer de nieuwe toepassingen een belangrijke impact kunnen hebben op het werk of de organisatie. 

Hulpkas voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (HZIV) 

1) Er werden 2 projecten gevoerd. Het gaat enerzijds om het project FDM-ASSU voor het beheer van de persoonlijke gegevens en de gegevens inzake verzekerbaarheid van de leden van de HZIV en anderzijds om het project FBS (Financieel beheersysteem) voor een gecentraliseerd beheer van de betalingen en schulden. 

Het project FDM-ASSU vereiste 7248 mandagen en het project FBS 1304 mandagen.

Daar het project FDM-ASSU uitgevoerd werd met een nieuwe technologie JAVA, moest een nieuwe architectuur ingevoerd worden, wat bijkomende inspanningen vereiste en een verlenging van de termijnen.

Het project FBS heeft van deze nieuwe technologie gebruik kunnen maken, maar de scope moest uitgebreid worden. 

2) Deze projecten werden door de interne resources van de HZIV ontwikkeld met de bijstand van consultants wanneer de Hulpkas niet over de nodige expertise beschikte. 

3) De verzoeken tot samenwerking met andere verzekeringsinstellingen voor het project FDM-ASSU konden niet op succes rekenen.

Voor het project FBS werd geen samenwerking overwogen gelet op het dringende karakter van de invoering van het project.

Merk op dat de HZIV voor de andere projecten een samenwerking met andere actoren overweegt. 

4) Het project FDM-ASSU werd uitgevoerd om een toepassing te vervangen die zowel op functioneel als op technisch vlak verouderd was. Het volledige proces werd herzien (Business Proces Reeingenering).

Er werd changemanagement ingevoerd (sensibilisering, opleiding van de gebruikers). De ingevoerde oplossing is een belangrijke verbetering voor de gebruikers.

Het project FBS maakt een beter beheer mogelijk van de betalingen en schulden. Het werd ingevoerd als financieel beheerinstrument voor de instelling. Er werd eveneens gebruik gemaakt van changemanagement. De oplossing is een belangrijke verbetering voor de gebruikers. 

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO) 

Gedurende de laatste 3 jaren zijn volgende belangrijke projecten (bedrag groten dan euro 300.000) ingevoerd op de RSZPPO: 

2010: Invoeren nieuwe softwaretool voor het genereren van outputs:

  1. Kostprijs over 5 jaar (aankoop, onderhoud, assistentie): euro 300.000.

  2. Er werd beroep gedaan op een extern bedrijf, gezien de noodzakelijke integratie met de draaiende toepassingssoftware

  3. Dit gebeurde niet in overleg met andere departementen of FOD’s

  4. Reden: bestaande software voldeed niet meer aan de behoeften van de gebruikers en de ontwikkelaars.  

2011: Vernieuwing ICT-park (desktops en laptops) voor de volledige RSZPPO:

  1. Kostprijs: euro 530.000. Het vooropgesteld doel is bereikt binnen de tijd en de kostenraming

  2. Er werd beroep gedaan op de FORCMS-contracten.

  3. Dit gebeurde niet in overleg met andere departementen of FOD’s

  4. Reden voor de uitvoering van het project: ouderdom van het vorige materiaal. Het project was wenselijk en noodzakelijk voor ieder personeelslid

2011: Invoeren softwaretool voor HR:

  1. Kostprijs over 5 jaar (aankoop, onderhoud, assistentie): euro 340.000

  2. Er werd beroep gedaan op een extern bedrijf

  3. Dit gebeurde niet in overleg met andere departementen of FOD’s, maar er is een werkgroep opgericht binnen de OISZ die dezelfde software gebruiken

  4. Reden: bestaande software voldeed niet meer voor de dienst HR.  

2011: Invoeren VOIP:

  1. Kostprijs over 5 jaar (servicecontract): euro 640.000

  2. Er werd beroep gedaan op het kadercontract met Smals

  3. Dit gebeurde in overleg met andere OISZ

  4. Reden: oude telefoniecentrale werd vervangen door nieuwe technologie.  

2011: Invoeren Elektronisch dossier en elektronische workflow :

  1. Kostprijs over 5 jaar (aankoop, onderhoud, assistentie): euro 650.000

  2. Er werd een openbare aanbesteding uitgeschreven

  3. Dit gebeurde niet in overleg met andere departementen of FOD’s

  4. Reden: afschaffen van papier / automatiseren van workflows, op vraag van de gebruikers.  

Hulp- en Voorzorgskas voor Zeevarenden (HVKZ) 

De HVKZ is een zeer kleine OISZ. Er werden geen grootschalige ICT-projecten uitgevoerd. 

Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ) 

1) Er was 1 groot ICT project in 2008, namelijk de “Levering, integratie en in productiestelling van een nieuwe informaticaomgeving”. De kostprijs bedroeg euro 1.444.964,87 inclusief 21% BTW.

Het vooropgestelde doel werd bereikt binnen de vooraf bepaalde tijd en kostenraming.

Timing: begin juli 2008 werd het project opgestart, en op 20/6/2009 werd de nieuwe informaticaomgeving in productie gesteld. 

2) Het ICT project was een overheidsopdracht van het type beperkte offerteaanvraag met Europese bekendmaking. De opdracht werd gegund aan een extern bedrijf.

Fedict heeft geholpen bij het opstellen van het lastenboek. Tevens zetelde er iemand van Fedict in de jury die de verschillende ontvangen offertes heeft behandeld. 

3.) Het ICT project is uitgevoerd in overleg met Fedict. 

4.) De reden tot uitvoering van het ICT project was de vervanging van de oude mainframe omgeving door een open server omgeving zodat er gebruik kon gemaakt worden van nieuwe technologieën.

Dit project is als noodzakelijk ervaren door het personeel.

Controledienst voor de Ziekenfondsen en de Landsbonden van Ziekenfondsen 

De Controledienst heeft de laatste jaren geen enkel grootschalig project inzake ICT uitgevoerd. 

Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid + eHealth-platform 

De Kruispuntbank verwezenlijkt jaarlijks, in samenwerking met de diverse actoren van de sociale sector, een tachtigtal projecten op het vlak van de informatie- en communicatietechnologie verwezenlijkt. Zij heeft immers, ingevolge haar oprichtingswet van 15 januari 1990, onder meer tot opdracht om een gemeenschappelijke strategie inzake e-government binnen de sociale sector uit te werken en om de actoren van de sociale sector te begeleiden bij de implementatie van deze gemeenschappelijke strategie. Het overleg met de actoren van de sociale sector, dat nodig is voor het ontwikkelen van efficiënte informaticatoepassingen, geschiedt steeds aan de hand van een sterk uitgebouwd projectbeheer. Uitvoerige inlichtingen over de aldus tot stand gekomen projecten zijn beschikbaar op de website van de Kruispuntbank (zie www.ksz-bcss.fgov.be). Bij de evaluatie van de bestuursovereenkomst die tussen de federale overheid en de Kruispuntbank werd gesloten, is gebleken dat de hogervermelde informaticaprojecten steeds tijdig en binnen de afgesproken budgetten werden uitgevoerd. 

De Kruispuntbank is – gelet op haar ruime ervaring inzake e-government, ontwikkeld sinds haar oprichting in 1990 – nauw betrokken geweest bij de oprichting van Fedict. Beide instanties hebben evenwel afzonderlijke opdrachten. Er werd formeel afgesproken dat de Kruispuntbank zou instaan voor het e-government in de sociale sector en dat Fedict zou instaan voor het e-government in de andere sectoren (met uitzondering van de gezondheidssector, waarvoor het eHealth-platform bevoegd is). Bij de realisatie van haar eigen opdrachten doet de Kruispuntbank zelf geen beroep op de diensten van Fedict. 

In voorkomend geval vindt er wel een tweewekelijks overleg plaats tussen de Kruispuntbank en Fedict, in het bijzonder voor de ontwikkeling van gemeenschappelijke componenten, zoals het gebruikers- en toegangsbeheer. Overeenkomstig de hogervermelde wet van 15 januari 1990 heeft de Kruispuntbank immers eveneens tot opdracht om de samenwerking met andere overheden inzake e-government en informatie- en communicatietechnologie te beheren. Aldus konden reeds aanzienlijke kostenbesparingen worden gerealiseerd.