Il a été beaucoup question, voici quelque temps, du projet dit eHR. Celui-ci avait pour objectif une informatisation complète de la gestion du personnel des services publics fédéraux. Le projet a été lancé en 2007. Cinq ans plus tard, il s'avère qu'il est loin d'être réalisé. On doit à présent tout reprendre depuis le début. Depuis 2007, 22 millions d'euros environ ont déjà été consacrés au projet et les coûts vont encore augmenter.

Je ne puis que me réjouir de l'utilisation croissantes des applications informatiques au sein des services publics : cela rend le fonctionnement de l'administration plus efficace, plus rapide et plus accessible. Cela favorise la communication et permet à l'administration de travailler en toute transparence. Les nouvelles applications informatiques sont dès lors nécessaires. Cela ne signifie toutefois pas que toutes les dépenses consenties en matière de TIC apportent l'amélioration souhaitée en termes d'efficacité. Une préparation approfondie, une implémentation efficace et une évaluation (intermédiaire) correcte restent très importantes.

Je souhaiterais dès lors vous poser quelques questions à ce sujet :

1) Des projets TIC (à grande échelle) ont-ils été réalisés ces dernières années au sein de votre département ? Dans l'affirmative, quel était leur coût ? Le but visé a-t-il été atteint dans le délai préalablement défini et dans le respect des estimations de coût ?

2) Si des projets ont été réalisés: a-t-on fait appel à Fedict ou à une entreprise externe ? Avez-vous envisagé de recourir à une entreprise externe ? Pourquoi a-t-on choisi Fedict ou une entreprise externe ?

3) Si des projets TIC ont déjà été réalisés : cela s'est-il fait en concertation ou en coopération avec d'autres départements ou services publics fédéraux ?

4) Si des projets ont été réalisés dans le cadre des TIC, quelles en étaient les raisons principales ? Le projet a-t-il été perçu comme souhaitable ou nécessaire par le personnel ?

Au cours des cinq dernières années, le Service public fédéral (SPF) Chancellerie du premier ministre n’a attribué aucun projet TIC de grande envergure.

Dans le courant des années 2007-2008, la Chancellerie a toutefois réalisé le projet TI interdépartemental e-Premier. Il s’agit d’un système de gestion des dossiers commun à l’ensemble des secrétariats de la Chancellerie, à savoir ceux du Conseil des ministres, du Comité de concertation, des Comités de négociation, du Comité ministériel du renseignement et de la sécurité, du Collège du renseignement et de la sécurité et du Collège des Présidents. Le projet comprend l’informatisation du workflow ainsi que l’archivage de tous les dossiers destinés aux Réunions respectives. Il a été attribué en août 2006 à la firme SIS pour un montant de 1 069 835 euros.

1. L’objectif défini contractuellement a été réalisé, dans le respect du budget fixé. Pour la majeure partie des divers volets, l’échéancier prévu (31 décembre 2007) a été respecté. Quelques composantes n’ont cependant été livrées qu’en septembre 2008. Les amendes pour réception tardive ont été appliquées.

Le cahier spécial des charges a été établi conformément aux recommandations TIC générales du SPF Fedict. Il a aussi été soumis préalablement à l’approbation du SPF Fedict. Vu la complexité du projet, mes Services ont fait appel à des spécialistes externes. Compte tenu de la valeur du projet, le marché, après accord du Conseil des ministres, a été publié au niveau européen.

2. Les utilisateurs de cette application sont les cellules stratégiques fédérales et les Secrétariats de la Chancellerie. Tous ces utilisateurs ont été largement consultés lors de l’élaboration des spécifications fonctionnelles du cahier spécial des charges.

3. La justification de ce projet reprenait les arguments suivants :

• l’élimination de l’énorme consommation de papier hebdomadaire accompagnant le processus d’introduction classique (chaque dossier que l’on voulait inscrire à l’ordre du jour devait être introduit en 60 exemplaires);

• le souhait des cellules stratégiques d’avoir accès aux archives électroniques des dossiers des Réunions respectives;

• la demande des Secrétariats de la Chancellerie de disposer d’un outil de gestion plus performant et automatisé pour le traitement et l’archivage des dossiers;

• la création d’une source de données authentique.

Dans le courant des années 2011-2012, mes Services ont également établi et publié un cahier spécial des charges pour le renouvellement du contrat d’exploitation des Shared Services. Les Shared Services sont un groupement virtuel des Services d’encadrement ICT des SPF horizontaux B&CG, Fedict, Chancellerie et P&O.

1. Le marché a été approuvé par le Conseil des ministres du 13 décembre 2012 et sera attribué dans le courant de janvier 2013 à la firme ATOS pour 5 ans et pour la somme de 25 466 234 euros couvrant toute la période.

2. Vu la complexité du projet, mes Services ont fait appel à des spécialistes externes. Compte tenu de la valeur du projet, le marché, après accord du Conseil des ministres, a été publié au niveau européen.

Le cahier spécial des charges a été établi en concertation avec les autres SPF horizontaux faisant partie des Shared Services.

3. La justification de ce projet reprenait les arguments suivants :

• l’ancien contrat a expiré;

• le nouveau contrat couvrira l’exploitation des projets interdépartementaux tels que notamment e-Premier, FedCom et la future e-Invoice.