Depuis des décennies, un service spécialisé analyse et indexe toutes les publications officielles du Sénat. Le résultat de ce travail est publié chaque année dans les registres ou tables du Sénat. Les principaux registres sont le registre par auteur et le registre par matière. Ils fournissent un aperçu de toute la documentation juridique émanant du Sénat, classée respectivement par auteurs et par matières. Les registres confectionnés depuis 1995 peuvent être consultés en ligne. Un formulaire de recherche vous donne en outre la possibilité de créer vos propres aperçus, à partir des registres. Chaque aperçu vous permet d'appeler directement les passages pertinents des publications parlementaires.
La recherche dans les registres est basée sur une unité élémentaire appelée « unité documentaire ». Une unité documentaire est une partie d'un document qu'on peut isoler en appliquant des critères objectifs comme l'auteur, le sujet ou la date. Une question individuelle publiée dans un bulletin des questions et réponses est un exemple d'unité documentaire. Mais l'intervention d'un sénateur dans la discussion en séance plénière d'une proposition de loi, constitue aussi une unité documentaire. Pour chaque type de publication (document législatif, Annales, annales des réunions de commission ou bulletin des questions et réponses), il ne peut y avoir qu'un nombre limité de types possibles d'unités documentaires.
Vous pouvez opérer une sélection en combinant plusieurs critères. Les critères sont structurés en cinq rubriques. En complétant plusieurs rubriques, on rend la sélection plus spécifique (combinaison des rubriques par le « et » logique).
Ce critère vous permet de sélectionner les publications dans lesquelles vous voulez effectuer votre recherche. La sélection se fait en cochant le nom de la publication en question. Vous pouvez ensuite indiquer également si vous ne souhaitez explorer qu'un type donné d'unité documentaire, par exemple uniquement les « rapports de commission » ou les « questions orales ». Par défaut, la recherche sera limitée aux dossiers législatifs, sans filtres spécifiques basés sur un type déterminé d'unité documentaire.
Vous pouvez également limiter la recherche par la date de publication de l'unité documentaire. Par défaut, la recherche portera uniquement sur les publications parues au cours de la législature actuelle.
La rubrique « auteurs » permet de faire une recherche sur l'auteur d'un document législatif ou d'une question et sur les orateurs qui interviennent dans une séance plénière ou une réunion publique de commission. Il peut s'agir de ministres ou de sénateurs. La fenêtre de sélection « auteurs » permet de sélectionner plusieurs personnes. Elles sont combinées par un « ou » logique. En sélectionnant tous les sénateurs d'un groupe politique, il vous sera ainsi possible de suivre le travail parlementaire de tout ce groupe.
Le contenu de chaque unité documentaire est caractérisé par un certain nombre de mots clés provenant d'un thésaurus ou liste structurée de mots clés. Ce critère vous permet de rechercher toutes les unités documentaires traitant d'un sujet donné. Il y a deux manières de conduire la recherche : vous combinez vos termes de recherche par un opérateur logique « ET » (ce qui rend l'instruction plus spécifique), ou bien vous les combinez par un opérateur logique « OU ». Dans le formulaire de recherche, les deux options sont indiquées respectivement par « question ET » et « question OU ». Vous pouvez aussi exclure des mots clés en utilisant la liste « mais pas ». Les mots clés se sélectionnent dans un thésaurus à l'aide du navigateur Eurovoc. Pour lancer le navigateur, cliquez sur le bouton marqué « … » en regard de la liste correspondante. Pour éliminer un mot clé sélectionné, cliquez dessus puis sur le bouton « X ». Si vous cochez l'option « chercher également sur des mots clés plus spécifiques », le système utilisera dans sa recherche la structure du thésaurus pour retrouver également les textes portant sur des sujets plus spécifiques. Si vous désirez par exemple obtenir tout ce qui concerne « la sécurité sociale » et que vous cochez l'option indiquée, le système retrouvera aussi tous les textes relatifs à « l'assurance-maladie » et à « l'assurance-invalidité ».
Chaque unité documentaire reçoit un titre. Ce critère vous permet de faire une recherche sur les mots contenus dans ce titre. Les mots que vous renseignez doivent tous y figurer, dans l'ordre du critère de recherche. La recherche tient compte des majuscules.