Vragen en Antwoorden

Belgische Senaat


Bulletin 2-31

ZITTING 2000-2001

Vragen van de Senatoren en antwoorden van de Ministers

(N.): Vraag gesteld in 't Nederlands - (Fr.): Vraag gesteld in 't Frans


Vice-eerste minister en minister van Werkgelegenheid

Vraag nr. 1052 van mevrouw De Schamphelaere d.d. 14 december 2000 (N.) :
Input-gegevens nodig voor de loonadministratie. — Aangifte aan de RSZ. — Reglementering.

Gedurende welke termijn moet de werkgever (respectievelijk het sociaal secretariaat waarbij de werkgever aangesloten is) de input-gegevens nodig voor de loonadministratie en de aangifte aan de RSZ bijhouden en bewaren ?

Welke reglementering dient in dit verband gevolgd te worden ?

Dezelfde vraag stelt zich in verband met alle andere documenten (bijvoorbeeld uittreksels van overschrijvingen en betalingen) die op de loonadministratie betrekking hebben.

Kan de geachte minister mij in dit verband de nodige verduidelijking verschaffen ?

Antwoord : 1. De belangrijkste gegevens die de basis vormen van de loonadministratie van een werkgever en die hem in staat moeten stellen om zijn RSZ-aangifte in te vullen, zijn opgenomen in de individuele rekening die de werkgever voor elke werknemer moet bijhouden. Daarnaast geeft het personeelsregister een beeld van het aantal tewerkgestelde werknemers gedurende een bepaalde periode.

In hoofdstuk II van het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten, wordt bepaald welke documenten als sociale documenten dienen beschouwd te worden. Het betreft hier een limitatieve opsomming. Zo worden de individuele rekening en het personeelsregister als sociale documenten beschouwd.

De individuele rekening is een duidelijke weergave van al de prestaties die in de loop van een jaar door de werknemer gepresteerd worden voor rekening van zijn werkgever. Per uitbetalingsperiode worden hierin de activiteitsdagen, de niet-gepresteerde dagen en al de loonbestanddelen vermeld. De werkgever moet per jaar een individuele rekening voor elke werknemer bijhouden.

Daarnaast moet iedere werkgever in beginsel een enkel personeelsregister bijhouden voor het geheel van zijn personeel.

De werkgever moet de individuele rekening en de bijlagen ervan, evenals het personeelsregister en de speciale personeelsregisters gedurende vijf jaar bewaren (zie artikel 25 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten).

Wat de individuele rekening betreft begint deze periode van vijf jaar te lopen vanaf het jaarlijks afsluiten van de individuele rekening. Voor het personeelsregister loopt deze periode vanaf de datum van de inschrijving van de laatste vermelding.

Deze bewaringstermijn laat de inspectiediensten toe om op doeltreffende wijze de toepassing van verscheidene wetten na te gaan.

2. Inzake documenten die betrekking hebben op de uitbetaling van loon, dient verwezen te worden naar de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers.

Zo bepaalt artikel 5, 1, van deze wet dat de uitbetaling van het loon in geld moet gebeuren hetzij van hand tot hand, hetzij in giraal geld. Indien de uitbetaling van het loon van hand tot hand gebeurt, moet de werkgever een kwitantie van deze uitbetaling van de werknemer ter ondertekening voorleggen. Indien deze bepaling niet wordt nageleefd, dan zijn strafsancties van toepassing.

Volledigheidshalve kan hier opgemerkt worden dat de werkgever als schuldenaar in ieder geval het bewijs van een regelmatige betaling van het loon moet kunnen leveren. Indien hij het loon van hand tot hand heeft betaald zonder een kwijting te eisen, dan loopt hij het risico dat hij bij betwisting of kwade trouw van de schuldeiser, een tweede keer moet betalen (cf. arbeidsrechtbank Antwerpen, 19 maart 1992, RW, 1992-1993, blz. 369, en arbeidsrechtbank Luik, 10 juni 1992, JTT, 1993, blz. 262).

Wanneer het loon in giraal geld wordt betaald, dan beschikt de werkgever over een zeker bewijs van betaling dat onbetwistbaar is.

Deze wet van 12 april 1965 bepaalt evenwel niet nader hoelang deze kwitanties bewaard moeten worden. Het is raadzaam voor de werkgever om alle bewijzen van betaling van lonen te bewaren gedurende een periode van ten minste vijf jaar na de betaling. Deze periode stemt overeen met de minimale verjaringstermijn van een burgerlijke vordering en/of strafvordering (zie de artikelen 21 en 26, voorafgaande titel van het Wetboek van strafvordering).