(Fr.): Question posée en français - (N.): Question posée en néerlandais
Selon la déclaration du gouvernement fédéral, le souci d'un fonctionnement « orienté client » des administrations est un des piliers de la nouvelle politique. À cet égard, la lisibilité des documents est très importante, étant donné que le contact entre le citoyen et l'autorité a souvent lieu par écrit.
C'est la raison pour laquelle les initiatives de la commissaire du gouvernement chargée de la simplification administrative doivent être accueillies positivement. Ses cinq initiatives ont été soumises au Conseil des ministres le 27 janvier 2000. Les nouveaux formulaires administratifs dans les domaines fiscal et social seront soumis au Bureau de conseil en lisibilité du ministère de la Fonction publique avant leur publication au Moniteur belge. On créera également des Cellules de conseil en lisibilité de « première ligne » dans chaque ministère et dans chaque organisme d'intérêt public et des formations seront prévues pour les fonctionnaires en fonctions. Ces initiatives s'accompagnent d'une campagne d'information et de sensibilisation au cours de laquelle le citoyen aura la possibilité de communiquer ses propres suggestions au service compétent.
J'aimerais que l'honorable ministre réponde aux questions concrètes suivantes à cet égard :
1. Les initiatives susvisées ont-elles déjà été approuvées définitivement ? Quel calendrier a-t-on prévu pour leur mise en oeuvre et, plus particulièrement, pour la mise en place des Cellules de conseil en lisibilité de « première ligne » ? A-t-on élaboré un schéma concret pour la transition du bureau de conseil vers les cellules de conseil de « première ligne » ?
2. Les nouveaux formulaires devront être soumis au bureau de conseil avant la publication au Moniteur belge. Ce contrôle préventif ne devrait-il pas avoir lieu plus tôt, par exemple avant que le ministre compétent approuve les formulaires en question ?
3. Va-t-on élargir le bureau de conseil et constituer les cellules de conseil de « première ligne » en recrutant du personnel supplémentaire ou en effectuant des transferts au sein du personnel ? A-t-on déjà une idée des critères de sélection dudit personnel et sait-on déjà quel devra être leur rang ?
4. Combien de formations prévues par an et à quels incitants aura-t-on recours pour encourager les fonctionnaires à y participer ?
5. Quels sont les incitants pour le citoyen ? Comment va-t-on l'informer et comment l'encouragera-t-on à prendre contact avec les fonctionnaires compétents ? Pourquoi ne pas créer, par exemple, un numéro d'appel central auprès du Bureau de conseil en lisibilité, que le citoyen peut utiliser pour formuler ses observations ?
Réponse : 1. Le Conseil de ministres du 24 avril 2000 a en effet donné son accord au lancement d'une série d'initiatives. À ce jour, il s'agit exclusivement d'une amélioration des textes administratifs au plan de leur lisibilité et de leur compréhensibilité. Il est en effet constaté qu'un nombre considérable de formulaires administratifs sont mal ou pas entièrement complétés par les utilisateurs, ce qui ralentit leur traitement et donc l'octroi de droits ou avantages aux intéressés.
Un réseau de fonctionnaires à la simplification a été mis en place pour assurer la mise en oeuvre concrète de ces initiatives. Ce réseau a été officiellement créé le 6 avril 2000 lors d'une rencontre au Palais d'Egmont. Jusqu'à ce jour, ce réseau compte 32 membres, tous actifs dans l'environnement immédiat du fonctionnaire dirigeant de leur département ou de leur institution parastatale.
Contrairement à ce qui est affirmé dans la question, il n'est, pour l'instant, pas envisagé de créer des Cellules consultatives de première ligne pour la lisibilité, bien que la nécessité de leur mise sur pied à terme soit évidente. Il a toutefois été opté pour la responsabilisation de chaque institution en la matière, de manière à ce qu'elles puissent s'organiser à leur propre rythme et en fonction de leurs spécificités.
2. Les nouveaux formulaires ne doivent pas nécessairement paraître au Moniteur belge ou recevoir l'approbation préalable du ministre et même si tel est le cas, ces formulaires ne sont pas nécessairement soumis à l'avis du Bureau de conseil en lisibilité. Une telle obligation risque en effet de produire l'effet contraire, avec l'apparition de nouvelles formes de bureaucratisation et une perte de temps considérable. À cet égard, il ne nous faut pas perdre de vue l'exemple français des années 70, à savoir l'obligation d'obtenir pour chaque formulaire un agrément donné par un service compétent à cet effet. L'expérience a montré que cette initiative était d'une efficacité négative, tout au plus d'une efficacité très limitée. Il est donc aujourd'hui envisagé de supprimer cette mesure. Notre stratégie, par contre, consiste à montrer qu'il entre dans l'intérêt de chacun d'améliorer la qualité des documents destinés au public.
3. Le Bureau de conseil en lisibilité s'est récemment adjoint les services d'un expert. Par ailleurs, il est également envisagé de faire appel à des experts extérieurs à l'administration, plus particulièrement en vue d'intensifier et d'étendre les formations dans le domaine de la lisibilité des documents. En ce qui concerne la formation spécifique destinée aux « fonctionnaires lisibilité » au sein de chaque institution, il est prévu d'organiser une « formation sur le tas » qui sera dispensée par le Bureau de conseil en lisibilité lui-même.
À l'heure actuelle, l'ONEM est occupé à créer des Cellules lisibilité au sein de ses bureaux locaux. La gendarmerie envisage la même mesure. En ce qui concerne l'ONEM, ce sont les correspondants d'information qui seront chargés de l'amélioration de la lisibilité.
4. Le nombre de formations par an n'a pas encore été fixé. En ce qui concerne les incentives, ceux-ci ont été orientés, pour des raisons de cohérence, vers la réforme globale de la politique du personnel.
5. Les citoyens seront sensibilisés à la problématique de la lisibilité par l'insertion d'une nouvelle rubrique dans tous les nouveaux formulaires et dans les réimpressions de formulaires existants. Cette rubrique leur offrira la possibilité de formuler des suggestions d'amélioration concrètes ou de préciser les difficultés qu'ils ont rencontrées lorsqu'ils ont complété le formulaire. En outre, chaque institution mentionnera sur les formulaires le nom, la fonction et l'adresse du fonctionnaire à la simplification à qui toutes plaintes et suggestions peuvent être adressées.
Les données ainsi collectées seront analysées par les fonctionnaires à la simplification afin d'identifier les problèmes avant de les résoudre en collaboration avec les fonctionnaires concernés par le contenu du formulaire, avec le Bureau de conseil en lisibilité et avec le Service de la simplification administrative.
Récemment, un collaborateur du cabinet de la commissaire du gouvernement à la Simplification administrative a proposé au réseau de fonctionnaires à la simplification d'organiser avec le collège des fonctionnaires d'information une campagne de sensibilisation dans le « journal » des différentes administrations.
Enfin, la consultation organisée actuellement comporte également une question relative à la simplification administrative.