(Fr.): Question posée en français - (N.): Question posée en néerlandais
L'article 37 de la loi du 4 mai 1999 a modifié l'article 62 de la loi contenant organisation du notariat en ces termes :
« Les détenteurs de minutes, tables et répertoires d'actes notariés datant de cinquante ans au moins, peuvent les déposer aux Archives du royaume dans la province ou l'arrondissement administratif où se trouve leur ressort. Ces documents doivent obligatoirement être déposés s'ils datent de plus de septante-cinq ans, sauf dispense accordée par l'archiviste général du royaume sur demande motiviée.
Ces documents peuvent être librement consultés après cent ans, sauf autorisation antérieure donnée par le ministre de la Justice ou son délégué.
Les minutes, tables et répertoires d'actes déposés aux Archives du royaume sont placés sous le contrôle de l'archiviste général du royaume.
Lors du dépôt, il est dressé, en deux exemplaires, signés par le notaire déposant et l'archiviste général du royaume, un inventaire des minutes déposées. Un de ces exemplaires est remis au notaire à titre de récépissé. »
Ma question est double :
1. Actuellement, la consultation des actes anciens peut se faire très rapidement voir même sur-le-champ. Il suffit de se présenter à l'étude du notaire concerné et de justifier d'un intérêt pour recevoir une copie de l'acte. L'honorable ministre a-t-il prévu une procédure souple et rapide pour pouvoir consulter ces actes ? Il arrive fréquemment que les notaires soient consultés pour des actes qui ont plus de 50 ans pour vérifier une servitude ou un plan de mesurage par exemple.
2. Qu'en est-il des testaments, des contrats de mariage et des donations entre époux ? Ces actes peuvent être d'application après 50 ou 75 ans selon le cas, et tout le monde pourra en prendre connaissance s'ils sont déposés aux Archives du royaume. Cependant, la marge de 50 et 75 ans laisse entendre que les actes seront transmis groupés par notaire pour toute la durée de son mandat. Dans ce cas, il arrivera que les actes vieux de 50 ans, voire 60 ans, soient transmis aux Archives du royaume. Le notaire est-il autorisé à retenir les testaments, les contrats de mariages et les donations qui restent toujours confidentiels ?
Réponse : Après avoir recueilli des renseignements à cet égard, je peux apporter à l'honorable membre la réponse suivante.
Les Archives du royaume sont organisées de manière à ce que le visiteur puisse consulter les archives librement et d'une manière souple et rapide. La consultation des minutes des actes d'un notaire qui ont moins de 100 ans requiert l'autorisation écrite de celui-ci. Une expédition sur timbre est notamment possible. Une copie coûte 10 francs par exemplaire. Les frais d'envoi d'un document par lettre ou par fax s'élèvent à 250 francs.
Toute personne souhaitant consulter un acte déposé aux Archives du royaume peut toujours s'adresser au préalable au notaire concerné, qui possède un inventaire des pièces et de leur numérotation dans le système d'archivage des Archives du royaume.
Les Archives du royaume préconisent l'archivage de séries complètes de minutes et de répertoires d'actes notariés plutôt que de transmissions annuelles, qui posent des problèmes d'organisation. Toutefois, si un notaire insiste pour transmettre des minutes qui ne couvrent pas une carrière complète, les Archives du royaume préfèrent que celles-ci soient transmises par blocs de dix ans.
Le dépôt obligatoire de testaments et de contrats de mariage datant de plus de 75 ans et concernant des personnes toujours en vie peut poser un problème de confidentialité. Ces pièces conservent toutefois leur caractère privé et ne peuvent être consultées librement, sauf autorisation de ma part, qu'après 100 ans. Un notaire qui souhaite retenir des actes de plus de 75 ans doit obtenir, sur demande motivée, une dispense de l'archiviste général du royaume, qui se prononce au cas par cas.
Un protocole relatif à l'application de l'article 62 de la loi contenant organisation du notariat sera conclu entre les Archives du royaume et la Fédération royale des notaires de Belgique. Il prévoira notamment la possibilité de grouper et d'archiver séparément les testaments non révoqués et autres dispositions testamentaires telles que les donations entre époux.