Tweetalige printerversie Eentalige printerversie

Schriftelijke vraag nr. 5-4303

van Karl Vanlouwe (N-VA) d.d. 23 december 2011

aan de vice-eersteminister en minister van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Europese Zaken

Diplomatieke en consulaire posten - Dienst Inspectie van de Belgische diplomatieke en consulaire posten - Interne auditdienst - Werking - Criteria - Inspectieverslagen - Resultaten

ambassade
consulaat
officiële statistiek

Chronologie

23/12/2011Verzending vraag
24/1/2012Antwoord

Herindiening van : schriftelijke vraag 5-3566

Vraag nr. 5-4303 d.d. 23 december 2011 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

In het verleden zijn er bepaalde wantoestanden op Belgische ambassades aan het licht gebracht. Zo heeft de media onder meer bericht over bepaalde feiten rond de gewezen Belgische ambassadeurs in Wenen en Parijs.

Eén van de diensten van de Voorzitter van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst (FOD) Buitenlandse Zaken is de Inspectie van de Belgische diplomatieke en consulaire posten. De dienst Inspectie evalueert op regelmatige, maar ook op occasionele wijze de activiteiten op de Belgische ambassades en consulaten. Bovendien controleert de dienst eveneens de toereikendheid en de correcte aanwending van de middelen en de personeelsleden. Daarnaast bestaat er nog een interne audit-dienst die werkt aan risico-beheer en aan de uitbouw van een kwaliteitsvolle organisatie.

Zowel de Inspectie- als de auditdienst hebben een belangrijke taak voor het in kaart brengen van de werking maar ook van eventuele mistoestanden op ambassades en consulaten. Zij kunnen dan ook bijdragen tot een optimalisering van de dienstverlening van de FOD Buitenlandse zaken.

Mijn vragen aan de geachte minister zijn dan ook de volgende :

1) Op welke wijze gebeurt de inspectie van de Belgische diplomatieke en consulaire posten ? Hoe gebeurt de evaluatie van het diplomatiek of ander personeel en van de aangewende middelen ? Wie voert de inspecties uit ? Hebben de inspecteurs kennis van de beginselen van human resources en budgetbesteding ?

2) Kan hij een overzicht bezorgen van de uitgevoerde inspecties sinds 2005 ? Welke criteria worden gebruikt om een inspectie van welbepaalde diplomatieke en consulaire posten uit te kiezen ? Moet een klacht aan de oorsprong liggen van een inspectie of gebeurt een inspectie op regelmatige dan wel willekeurige basis ?

3) Kunnen de inspectieverslagen sinds 2005 ter beschikking worden gesteld ? Welke conclusies werden reeds getrokken uit deze inspecties ?

4) Welke mistoestanden werden aan het licht gebracht ? Hebben uitgevoerde inspecties sinds 2005 reeds aanleiding gegeven tot interne, tuchtrechtelijke of andere gerechtelijke maatregelen ?

Antwoord ontvangen op 24 januari 2012 :

1. De inspectie is bedoeld als een algemene doorlichting van de post in al zijn facetten. De inspectie duurt een paar dagen tot een week, afhankelijk van de dimensie van de post. Het gaat overwegend om een inhoudelijke evaluatie, waarbij gepeild wordt naar het functioneren van de post en de werkprocessen worden doorgelicht. Daarnaast is ook de leerfunctie van de evaluatie belangrijk, in de vorm van begeleiding en raadgeving.

Een inspectieteam bestaat gewoonlijk uit een diplomaat en een consul. De inspecteurs hebben kennis van de beginselen van human resources en budgetbesteding.

2.Overzicht van de inspecties sedert 2005 :

2005 : Rome Quirinale - Rome Heilige Stoel – Mexico - Amman – Koeweit - Casablanca (ad hoc) - Ljubljana – Bratislava – Addis Abeba – Dar es Salaam – Parijs - Parijs Oeso – Parijs Unesco – Athene – Lissabon – Tunis - Bern – Genève - La Paz – Lima – Wenen – Wenen OVSE - Toronto – Ottawa – Montreal – Dakar - Santiago – Buenos Aires – New Delhi – Hanoi (31)

2006 : Cairo – Tripoli - Barcelona – Palma de Mallorca – Hongkong – Mumbai - Boekarest – Ouagadougou - New York VN – New York CG – Washington - Helsinki – Stockholm – Madrid – Santa Cruz de Tenerife - Riyadh – Nicosia – Rabat – Casablanca – Tanger - Zagreb – Belgrado - Kinshasa - Manilla – Bangkok (25)

2007 : Algiers - Bejing – Seoel – Brasilia – Rio de Janeiro – Sao Paulo - Brussel Belgoeurop – Brussel Cops – Beiroet – Caracas - Parijs (ad hoc) - Islamabad – Damascus – Los Angeles – Atlanta – Tallinn – Riga – Vilnius (18)

2008 : Rijsel – Ankara - Teheran – La Valetta - Pretoria – Johannesburg – Kaapstad – Kampala – Lubumbashi – Londen - Tokyo – Taipeh – Warschau – Kiev - Boedapest - San Jose – Havana - Brazzaville – Straatsburg (19)

2009 : Abidjan – Nairobi - Guangzhou - Shanghai - Bogota – Lima – Quito – Canberra – Sydney – Singapour – Moscou – Praag - Sarajevo – Pristina – Sofia – Istanbul - Astana - Den Haag – Wenen – Wenen OVSE – Dublin – Lima (ad hoc) - Luanda – Addis Abeba – Kigali - Luxemburg – Oslo (27)

2010 : Jakarta – Kuala Lumpur – Hanoi – Bratislava – Tel Aviv – Jerusalem - Abu Dhabi – Mumbai – Abuja - Dakar – Genève (11)

2011 : Brussel Belotan – Doha – Koeweit – Ljubljana – Dar es Salaam – Bangkok – Manilla – Mexico – Kingston – Lissabon – Sint Petersburg - Bujumbura – Cairo – Atlanta – Los Angeles – Vilnius – Tallinn – Washington – New York CG – New York VN – Athene – Nicosia – Marseille – Ouagadougou – Berlijn – Keulen (26)

Een routine inspectie gebeurt in principe om de vier à vijf jaar. Dat kan ook vroeger zijn op grond van andere criteria, zoals een post die recent werd geopend of een post geleid door iemand die voor het eerst posthoofd is of nog een post waarvan de complexiteit of het risicogehalte hoog ligt.

Een ad hoc inspectie kan om het even wanneer plaatsvinden. Dit gebeurt (hetzij op vraag van de post, hetzij op initiatief van het Departement) als er zich een ernstig probleem voordoet, waardoor de verdere goede werking van de post in het gedrang komt.

3.De inspectieverslagen worden gekwalificeerd met het label “beperkte verspreiding – persoonsgegevens”. Concreet betekent dit dat ze enkel voor intern gebruik dienen. In elk rapport worden de pijnpunten (systematische tekortkomingen) onder de loep genomen en worden er aanbevelingen geformuleerd teneinde de werking van de post te verbeteren of te optimaliseren. Ook de “best practices” van de post worden geregistreerd en kunnen als aanbeveling dienen voor andere posten. Tevens kunnen suggesties geformuleerd worden aan het departement teneinde problemen op te lossen. Het directiecomité bekrachtigt al dan niet de geformuleerde suggesties.

4. Indien er ernstige mistoestanden zijn, worden er steeds maatregelen genomen, hetzij van administratieve aard, hetzij van tuchtrechtelijke aard. In de vermelde periode hebben onder meer een voormalig ambassadeur te Parijs en te Wenen aanleiding gegeven tot dergelijke maatregelen.