Acte authentique électronique - État d'avancement - Opération de scannage - Accès via l'Internet - Introduction d'un testament sans intervention du notaire - Confidentialité des informations
document officiel
notaire
document électronique
héritage
24/2/2011 | Envoi question |
19/5/2011 | Réponse |
Sur la base d'une information de la Fédération royale du notariat belge (FRNB), il semble que l'acte authentique en version électronique sera disponible à partir de 2012. Dans un premier temps, le projet prévoyait de permettre aux citoyens de consulter les actes passés au scanner via la banque de données ad hoc qui existe déjà mais qui n'est actuellement consultable que par les notaires. Un peu plus tard, en 2012, les actes purement électroniques seraient également introduits et entièrement rédigé sur support électronique, soumis aux parties sur ce même support, lu par le notaire et les parties sur écran puis signés par tous au moyen de l'e-ID et d'un code PIN (Personal Identification Number - numéro d'identification personnel).
Enfin, une autre innovation sera introduite dès le mois de mars 2011 permettant à chaque citoyen de vérifier s'il a introduit un testament.
Confirmez-vous ces informations? Quelles seront les démarches à effectuer pour avoir accès à ces données via l'Internet ? Les notaires seront-ils toujours dans l'obligation de remettre aux clients une version papier des actes authentiques ? Tous les actes authentiques sont-ils à ce jour scannés ? Dans la négative, qui se chargera du scannage et qui en assumera les frais ? Un citoyen pourra-t-il introduire son testament sur la banque de données sans avoir recours à un notaire ? Quelles sont les garanties pour la confidentialité des informations ?
La loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses a prévu, par son article 19, la possibilité de passer un acte sous forme dématérialisée. Cet acte authentique purement électronique est en effet un acte authentique qui n’existe que sur un support électronique et qui, par conséquent, ne peut être signé qu’avec une signature électronique. Cette disposition n’est pas encore entrée en vigueur, le Roi devant encore en fixer les modalités d’exécution.
La réalisation technique de l’acte authentique sous forme dématérialisée ne sera en outre pas possible pour 2012. La grande importance de l’acte authentique dans notre société et la sécurité juridique requièrent que l’on ne prenne pas ce projet à la légère. L’introduction de l’acte authentique sous forme dématérialisée exige tout d’abord que sa conservation, sa confidentialité et son inaltérabilité soient garantie à long terme. C’est la raison pour laquelle la loi du 6 mai 2009 prévoyait la constitution d’une Banque des Actes Notariés, dénommée NABAN. Cette Banque des Actes Notariés peut être décrite en tant que banque de données unique qui contient l’exemplaire unique de l’acte dématérialisé qui appartient à l’État et dont le notaire instrumentant ou son successeur est, en sa qualité d’officier public, le conservateur pour la période déterminée par la loi organique du notariat, en vue de la garantie de la confidentialité absolue des opérations entre citoyens. NABAN contient les minutes de tous les actes qui sont reçus sous format électronique par les notaires. Il est impensable que l’acte sous forme dématérialisée soit déjà introduit sans que NABAN ait été réalisée.
Dans la loi, il est également prévu qu’à côté de l’acte authentique sous forme dématérialisée soient également conservés des copies dématérialisées des actes authentiques qui seront encore passés sur papier, permettant ainsi de développer un système intégré dans lequel tous les actes notariés sont repris dans une seule base de données, quelque soit leur support et afin de permettre au citoyen d’accéder à tous ses actes. L’intention du législateur est en effet que les parties puissent avoir un accès sécurisé à leurs propres actes notariés via NABAN et notamment par le biais de la carte e-ID. Cet accès sera évidemment limité aux actes auxquels elles sont personnellement parties.
Cette faculté de consulter directement l’acte dématérialisé ou la copie dématérialisée de l’acte papier, impliquera que les parties n’ont plus le besoin de demander une copie au notaire pour accéder au contenu de leur acte. Évidemment, le notaire reste tenu de leur délivrer une expédition à leur requête, comme avant.
Le transfert des actes dans NABAN ressort de la compétence du notaire, tout comme ce dernier doit aujourd’hui veiller à la conservation de ses actes. Lorsque NABAN sera opérationnelle, les notaires seront légalement tenus de scanner tous les actes en vue de leur transfert dans NABAN. Actuellement déjà, les actes notariés sont scannés par certains notaires pour leur organisation interne.
Vu le grand degré de confidentialité de certains actes à caractère très personnel, il a été prévu que la conservation dans NABAN ne vaut pas pour les testaments, les révocations testamentaires et les institutions contractuelles. Ces actes là ne se trouveront donc pas dans NABAN. Dans ce contexte, il y a ce qu’on appelle le Registre Central des Testaments (CRT). Le CRT est une autre base de données totalement indépendante de NABAN puisqu’elle ne reprend uniquement le fait qu’une personne ait établi une disposition de dernière volonté et l’endroit où elle peut être retrouvée. Donc, le contenu du testament n’est pas repris dans le CRT, ni dans une autre base de données.
Cette base de données existe depuis 1977 sur base de la Loi du 13 janvier 1977 portant approbation de la Convention de Bâle du 16 mai 1972 relative à l’établissement d’un système d’inscription des testaments. La loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses a modifié cette loi en vue de l’introduction d’une nouvelle base de données pour les contrats de mariages. Cette loi ne modifie cependant pas l’accès au CRT par le public ou par les parties elles-mêmes.
Le Registre Central des Testaments vise uniquement une publicité des actes qui ont influence lors de la liquidation de la succession. Le CRT n’est effectivement consultable qu’après le décès de la partie concernée.
Comme prévu dans la Convention de Bâle, la plus grande confidentialité doit être conférée aux données reprises dans le CRT, étant donné qu’un testament reprend les dispositions les plus personnelles qui requièrent une extrême confidentialité.
Les données reprises au CRT restent secrètes du vivant du testateur sous le nom duquel le testament est inscrit. Le CRT est seulement accessible au testateur lui-même.
Après le décès de testateur, les données reprises au CRT deviennent consultables, c’est-à-dire qu’il sera possible de vérifier si le défunt avait établi un testament ou une autre disposition de dernière volonté, après avoir soumis un document confirmant le décès de la personne en question.
Les inscriptions au CRT sont effectuées par le notaire qui était chargé de l’établissement de l’acte ou de son dépôt en son étude. Cette obligation repose également sur les agents diplomatiques belges ayant compétence notariale qui ont été chargé de la rédaction ou du dépôt de ces actes. Dans ce cas, les inscriptions sont effectuées par les services du Service public fédéral (SPF) des Affaires étrangères.
Une inscription des dispositions de dernière volonté ne peut donc pas être réalisée sans avoir recours à un notaire ou un agent diplomatique belge, ce qui est une garantie de la qualité des données. Les frais d’inscription au CRT sont les mêmes indépendant de qui intervient à l’inscription.