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Question écrite n° 4-2704

de Patrik Vankrunkelsven (Open Vld) du 12 janvier 2009

au ministre de l'Intérieur

Secrétariat social de la police intégrée - Collaboration avec les zones de police locale - Mécontentement

police
police locale
administration du personnel

Chronologie

12/1/2009Envoi question (Fin du délai de réponse: 12/2/2009)
11/3/2009Rappel
22/4/2009Réponse

Réintroduction de : question écrite 4-579

Question n° 4-2704 du 12 janvier 2009 : (Question posée en néerlandais)

La collaboration entre les zones de police locale et le secrétariat social de la police intégrée, structurée à deux niveaux (SSGPI), donne lieu à d’énormes problèmes et suscite un grand mécontentement parmi le personnel des zones locales.

Vous trouverez ci-dessous un relevé des principaux problèmes.

Fondamentalement, la méthode de calcul et de gestion centraux des traitements et l’exécution locale des paiements donne lieu à des problèmes.

- La zone ne reçoit les fichiers de paiement et de comptabilisation que quelques jours au préalable (via l’organisme VERA), ce qui, en fait, n’est pas suffisant pour pouvoir effectuer un bon planning de trésorerie. En effet, le montant subit parfois des fluctuations importantes d’un mois à l’autre (à la suite de rectifications, pour d’autres raisons…).

Le comptable dispose de fort peu de temps et d’occasions d’effectuer un contrôle adéquat des paiements, bien que ce soit une obligation. En cas d’ordres de paiement indus (départ, interruption de carrière, mobilité,…), il est particulièrement fastidieux d’intervenir en qualité de comptable et, vu la brièveté du délai imparti, il est quasiment impossible de réclamer un nouveau fichier. L’alternative est souvent encore pire : recouvrements, recalculs qui se font attendre, personnel mécontent,… Vérifier si les fichiers sont complets et si chacun/chacune reçoit ce à quoi il a droit est tout à fait irréalisable dans le délai imparti, alors que cela relève quand même des obligations et de la responsabilité de la zone.

Le paiement des traitements est toujours effectué à date fixe, bien que le comptable soit localement responsable de la gestion de la trésorerie. La zone devrait en fait pouvoir décider de manière autonome (dans le cadre des grandes directives légales) des modalités et de la date de paiement. En fait, c’est rendu très difficile. Parfois, il est par exemple préférable pour le personnel d’avancer le paiement d’un jour. Avec le système actuel, c’est une affaire fastidieuse.

- Au début, le calcul des traitements et les fichiers nécessaires pour la comptabilisation posaient beaucoup de problèmes : nombreuses erreurs, anomalies, longs délais d’attente. On constate une certaine amélioration. Toutefois, les régularisations (à l’initiative du SSGPI) et les rectifications demandées par la zone (par exemple en ce qui concerne les indemnités et les primes) se font toujours attendre.

- Le manque d’informations transmises par le SSGPI concernant les dossiers salariaux individuels et les détails de l’octroi et du calcul des traitements constitue un des principaux problèmes.

Les fiches salariales font défaut, bien que la loi les impose. Depuis peu, on peut les télécharger mais il n’est toujours pas possible de choisir la version papier. Ces fiches ne fournissent pas encore d’informations concernant les retenues sur les traitements versés. De ce fait, il subsiste pour la zone et le membre du personnel une grande imprécision quant à la différence entre le montant mentionné sur la fiche salariale et les sommes réellement versées.

Il faut trop de temps (dans un cas déterminé, il a fallu jusqu’à 4 ans !) avant que l’on fournisse des informations complètes et précises concernant les remboursements (retenues sur traitement…). Visiblement, le logiciel du SSGPI ne permet pas de fournir de telles informations et il faut avoir recours à des recherches manuelles et des rapports sur la base du dossier papier.

Les accords conclus dans des dossiers de litiges et concernant des paiements ne sont pas respectés. On rediscute sans cesse de la même matière et l’on s’informe plusieurs fois au sujet des mêmes dossiers auprès de la zone, bien que des informations précises aient déjà été communiquées. Des accords formels sont foulés aux pieds de manière unilatérale, ce qui donne lieu à de doubles retenues, au non-respect de tranches,…

- Il y a toujours un retard en matière de régularisations. On n’en est qu’à l’année 2005. C’est bien entendu inacceptable pour le personnel.

- La régularisation de 2001 n’est toujours pas réglée en ce qui concerne les recouvrements. Ici aussi, les accords conclus sont ignorés et l’on applique carrément des pratiques illégales. On retient maintenant sur les traitements versés par l’employeur actuel, la zone de police, ce qui est dû à l’employeur précédent, la commune. C’est une forme déguisée de saisie sur salaire où toutes les règles sont foulées aux pieds. Et ce alors qu’il avait été convenu que les receveurs communaux procéderaient eux-mêmes à ces recouvrements. Il ne reste pratiquement d’autre solution au personnel que de participer à ce système injustifié afin d’éviter une double retenue. En effet, le SSGPI refuse de supprimer ces recouvrements introduits indûment dans le système, ce qui a pour conséquence que la zone doit encore restituer la retenue injustifiée aux membres du personnel…

J’aimerais que le ministre me fasse savoir quelles démarches il compte entreprendre pour éviter de tels problèmes à l’avenir.

Réponse reçue le 22 avril 2009 :

En réponse à sa question, je peux communiquer ce qui suit à l’honorable membre.

Je laisse à son entière appréciation la remarque de l’honorable membre, selon laquelle la coexistence d’éléments centraux (gestion et calcul de salaires) et locaux (paiement) est à l’origine d’une série de problèmes.

Comme cela apparaîtra ci-après, on peut prévoir que le nouveau « moteur salarial », propre à la police intégrée et détaché du Service central des Dépenses fixes (SCDF)sera délivré pour le 1er juillet 2009 et que son utilisation débutera au 1er janvier 2010. On peut espérer qu’il contribuera largement à la résolution de ces problèmes.

On doit tenir compte du fait que le moteur salarial n’est provisoirement pas, ou seulement en partie, un système de gestion du personnel, dans l’attente de sa connexion à ISLP-admin. (Integrated System for Local Police).

1. La zone de police recevrait tardivement les fichiers de paiement et les fichiers comptables.

1) Que le résultat des calculs soit seulement connu juste avant le paiement des traitements est propre au système de traitement du Service central des Dépenses fixes. Dans le nouveau moteur salarial, développé spécifiquement pour la police, la possibilité est en effet prévue de connaître les résultats des calculs le lendemain de la clôture d’un cycle de calcul. Le comptable spécial disposera donc de plus de temps pour pouvoir exercer à fond sa fonction de contrôle.

2) Même si actuellement il a trop peu de temps pour intervenir, le comptable spécial peut toutefois réagir. Il peut notamment bloquer le paiement et en informer le SSGPI. Le SSGPI fera ensuite le nécessaire pour effectuer les corrections. Une telle intervention relève de la mission de base du comptable spécial mais présente inévitablement des conséquences au niveau du cycle du temps. En outre, les corrections sont inévitables étant donné que le salaire est payé avant la fin du mois, ce qui signifie donc qu’une prévision est réalisée avant les derniers jours de la période à rétribuer. Des modifications dans la période (exemple : maladie, prestations supplémentaires) peuvent généralement être corrigées dans le cycle de traitement suivant.

2. La date de paiement est fixée de facto.

La date de paiement des rémunérations des membres du personnel de la police intégrée ne peut pas être déterminée librement par les zones de police. Le principe réglementaire est en effet que « le traitement du membre du personnel est payé mensuellement suivant le même échéancier que celui applicable aux fonctionnaires des ministères fédéraux, à raison d’un douzième du traitement annuel (art. XI.II.13,§1, PJPol) et il s’agit en principe, pour les termes échus, du dernier jour ouvrable du mois, sauf pour le mois de décembre, où le traitement est payé le premier jour ouvrable de janvier (art 2 A.R. nr 279). Dans les dispositions transitoires, des dérogations sont prévues (art XII. XI.59 en XII.XI.93 RPPol.

3. Durée trop longue pour les régularisations.

3.1) En premier lieu, il y a lieu de souligner que le législateur a confié la tâche de l’établissement des déclarations sociales et fiscales exclusivement au SCDF.

Suite à la réforme des polices, l’organisation administrative en matière de déclarations de sécurité sociale du personnel de police, vu selon la perspective des autorités fédérales, a été modifiée en 2002. À cet égard, comme cela apparaîtra plus tard, on part d’une méthode de travail fédérale, étant donné que la méthode de travail locale a été insuffisamment incorporée. Par ailleurs, en 2005, la méthode des déclarations de sécurité sociale a été modifiée en profondeur par l’instauration de la DMFA (Déclaration MultiFonctionnelle - MultiFunctionele Aangifte).

Tout cela a généré un arriéré dans la satisfaction des obligations de déclarations en matière de sécurité sociale pour ce qui concerne les zones de police. Les documents comptables qui en découlent ont accusé le même retard.

Afin de résorber d’une part cet arriéré et d’éviter d’autre part des problèmes similaires à l’avenir, des actions nécessaires sont entreprises. La police locale ainsi que les services de tutelle sont régulièrement informés de l’évolution dans ce projet “Orfeo”.

Les déclarations ONSS-APL rectificatives pour 2002, 2003 et 2004 ont été fournies par le SCDF.

Pour les années 2005 à 2007, la situation connue au mois de décembre de chacune de ces années, a été déclarée pour les quatre trimestres de l’année concernée.

Les déclarations pour les trois premiers trimestres de 2008 ont été fournies par le SCDF dans les délais impartis.

Les déclarations rectificatives pour les années 2005 à ce jour sont en cours de réalisation et seront fournies par le SCDF dans les meilleurs délais.

3.2) Le SSGPI s’attache à réaliser aussi vite que possible les régularisations (très complexes), d’autant plus que l’objectif est de repartir à zéro à partir de la mise en place du nouveau moteur salarial.

4. Le manque d’informations sur les dossiers de salaires individuels et le calcul/octroi des salaires.

Le SSGPI a une compétence qui excède celle d’un secrétariat social classique. En vertu de l’article 149octies, al. 2, 1° LPI, il est responsable de l’application correcte et uniforme du statut sur tous les membres du personnel (fonction de contrôle). Concrètement, cela signifie que les droits individuels sont contrôlés (sur base du statut policier) par le SSGPI.

Le SSGPI est principalement un prestataire de services, c’est-à-dire que le SSGPI exécute les décisions qui lui sont communiquées par l’employeur (la zone de police). Si le SSGPI constate toutefois des irrégularités, le SSGPI le mentionnera au service du personnel de la zone et le SSGPI peut prendre des mesures conservatoires (fonction de signal) dans l’attente d’une décision définitive. Une information complémentaire ou une interprétation de la réglementation est demandée à la direction du statut ou au ministre de l’Intérieur. Lorsque les droits pécuniaires correctement établis sont clairs pour toutes les parties tant le SSGPI (en ce qui concerne les calculs) que les autorités locales (en ce qui concerne le paiement) sont obligées de s’y tenir.

Le calcul des salaires peut être suivi par l’employeur dans les fichiers de paiement qui sont mis à sa disposition. On peut toutefois tendre à ce qu’ils soient aussi transparents que possible, compte tenu des besoins de la zone.

Les dossiers individuels de salaires doivent être conservés par les zones de police. Localement, on a toutefois une vue insuffisante sur les dossiers de salaires, soit par manque d’un système local de gestion du personnel où il est possible de suivre notamment l’historique de la rétribution d’un membre du personnel, soit par l’absence d’un lien entre ce système et le nouveau moteur salarial. C’est une problématique qui recevra à court terme une solution.

De par l’implémentation du nouveau moteur salarial, on aura la possibilité de constituer/disposer d’un dossier électronique pour ce qui concerne les droits pécuniaires.

5. Les fiches de salaire.

Le SCDF ne transmet une fiche de salaires que si la rémunération subit une modification et non pas systématiquement chaque mois. Il fait donc cela pour l’ensemble des fonctionnaires qui sont sous sa responsabilité.

Les fiches de salaires électroniques de tous les membres du personnel d’une zone de police sont également accessibles pour les responsables internes à cette zone de police. En d’autres mots, il est possible que la zone – si la nécessité s’en fait ressentir – imprime et les transmette sur papier aux membres du personnel.

Sur la fiche de salaires, le calcul qui est réalisé pour le membre du personnel concerné par le SSGPI est toujours mentionné. Concernant la lisibilité des fiches de salaires, une brochure d’information a été rédigée par le SCDF et est consultable sur son site Internet (www.traitements.fgov.be).

6. Retenues sur salaire.

Actuellement la procédure de recouvrement se déroule comme suit :

Dès qu’un montant négatif est enregistré dans l’application “gestion des dettes” du système de traitement du Service central des Dépenses fixes, le bureau de traitement compétent adresse un courrier au membre du personnel concerné (avec une copie au comptable spécial et au service du personnel de sa zone de police) avec des informations complémentaires concernant le paiement indû.

Lorsqu’une dette existe, il appartient au comptable spécial de la police locale d’élaborer un plan d’apurement, en concertation avec le membre du personnel concerné, afin d’apurer la dette existante.

Si aucun accord ne peut être trouvé quant à l’élaboration d’un plan d’apurement ou si le membre du personnel s’oppose à la mise en œuvre du plan d’apurement, l’exécution du plan de remboursement est suspendue par le SSGPI. Il incombe ensuite au comptable spécial d’arriver avec ledit membre du personnel à un compromis ou avec l’accord du conseil communal ou de police, à introduire l’affaire devant le tribunal du travail.

Le SSGPI peut, contrairement à la zone, dans le système des traitements du Service central des Dépenses fixes retrouver le négatif, la cause de l’apparition de la dette ainsi que l’apurement des dettes. Cette information peut être obtenue par les responsables locaux sur simple demande auprès du SSGPI.

Conformément à l’article 30 de la LPI, le comptable spécial a la mission d’encaisser, seul et sous sa responsabilité, les recettes des autorités policières locales et d’acquitter sur mandats réguliers les dépenses à effectuer. Il en découle que le comptable spécial est responsable de la récupération des montants indûment perçus.

Si le comptable spécial retient sans accord du membre du personnel concerné une certaine somme sur le salaire calculé, il peut en découler une discordance entre le montant signalé sur la fiche de traitement (le droit effectivement calculé par le SSGPI) et les sommes effectivement payées par le comptable spécial.

Cette responsabilité incombe par conséquent entièrement au comptable spécial. Le SSGPI n’a pas de vue sur cela. Le SSGPI est seulement informé par le comptable spécial après son intervention. Il apparaît hélas régulièrement que le SSGPI n’en est pas toujours informé – vu que tous les comptables spéciaux ne signalent pas leur intervention – , ce qui peut mener dans une phase ultérieure à une discordance entre le fichier « gestion de dettes » du SSGPI et la réalité de la dette.

7. Régularisation 2001 – recouvrements.

Dans le courant de 2005 et 2006, la régularisation 2001 (à savoir le recalcul des droits applicables pour les membres du personnel du cadre opérationnel de l’ancienne police communale pour les mois d’avril à décembre 2001) a été clôturée pour les 589 communes de Belgique au niveau du SSGPI.

Les communes et les zones de police ont toutefois, vu les délais de prescription existants, toujours la possibilité de transmettre au SSGPI des éléments de salaires complémentaires et des pièces justificatives. À la suite de ces nouveaux éléments, le SSGPI, comme service d’exécution, devra procéder pour une série de membres du personnel à un recalcul des résultats définitifs de l’opération “régularisation 2001”.

Si le résultat final de la régularisation 2001 était négatif, un remboursement devait être effectué à la commune (à savoir le précédent employeur).

Afin de pouvoir rembourser les montants ainsi indûment perçus, le membre du personnel a été informé personnellement par lettre du montant qu’il devait à son ancien employeur et de la procédure qui devait être suivie pour rembourser le montant. Il s’agit d’une procédure comme celle appliquée généralement lors de la constatation d’un montant indû, à savoir un plan de remboursement élaboré de commun accord entre le membre du personnel et le receveur communal (et éventuellement le comptable spécial).

S’il a été décidé de commun accord d’apurer les montants négatifs en procédant à une retenue (à concurrence des montants convenus lors de l’élaboration d’un plan d’apurement) sur les paiements futurs (via le SSGPI), le comptable spécial doit verser ces montants retenus à la commune.

Le SSGPI a toutefois constaté qu’un nombre de paiements indûs n’ont jusqu’à ce jour pas été apurés ou que le SSGPI ne dispose pas d’un plan de remboursement afin d’apurer ces sommes ou a été informé de la remise de dette par les autorités compétentes en la matière.

Pour cette raison, les instances compétentes des zones de police locales ont été priées d’informer le SSGPI des plans d’apurement manquants ou des décisions de non-recouvrement de sommes payées indûment.

Lors d’une remise de dette, elles doivent en informer le SSGPI de sorte qu’il puisse faire les adaptations nécessaires dans le système de traitement du Service central des Dépenses fixes.

Étant donné qu’il existe à l’heure actuelle un manque de clarté sur le traitement fiscal et social de ces remises de dette, les montants perçus indûment qui ont été liquidés, restent mentionnés provisoirement dans les fichiers de paiement.