SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
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Session 2009-2010 Zitting 2009-2010
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12 février 2010 12 februari 2010
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Question écrite n° 4-6992 Schriftelijke vraag nr. 4-6992

de Philippe Monfils (MR)

van Philippe Monfils (MR)

à la ministre de la Fonction publique et des Entreprises publiques

aan de minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven
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Institut de formation de l'administration fédérale - Réorganisation - Priorité - Correction des tests et examens - Délais trop longs Opleidingsinstituut van de Federale Overheid - Reorganisatie - Prioriteit - Verbetering van de proeven en examens - Te lange termijnen 
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concours administratif
fonction publique
formation professionnelle continue
formation en cours d'emploi
SELOR
aanstellingsexamen
overheidsapparaat
voortdurende bijscholing
praktijkopleiding
SELOR
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12/2/2010Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 18/3/2010)
25/3/2010Antwoord
12/2/2010Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 18/3/2010)
25/3/2010Antwoord
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Question n° 4-6992 du 12 février 2010 : (Question posée en français) Vraag nr. 4-6992 d.d. 12 februari 2010 : (Vraag gesteld in het Frans)

J'ai déjà eu l'occasion d'interpeller votre prédécesseur au sujet des dysfonctionnements rencontrés au sein l'Institut de formation de l'administration fédérale (IFA) (demande d'explications n° 4-955, Annales n° 4-80 du 18 juin 2009, p. 40) : succès très mitigé des formations, reports fréquents ou annulation de celles-ci, ...

Cette mauvaise organisation est regrettable car l'IFA doit être un outil capital pour améliorer l'efficacité et la qualité des administrations fédérales.

Votre prédécesseur m'avait alors répondu que ce point faisait partie de ses priorités, ce dont je me réjouissais.

Malheureusement, je suis obligé de constater aujourd'hui que la situation n'a pas vraiment évolué. Un certains nombre de problèmes persistent.

Parmi ceux-ci, je voudrais souligner celui des délais très longs de correction des tests et examens.

Par exemple, pour un test sous forme de questions à choix multiples (QCM) à lecture optique, le délai d'attente pour l'obtention des résultats peut aller jusqu'à six mois alors qu'on sait qu'une telle technique permet une correction presque instantanée.

Face à des dysfonctionnements persistants, mes questions sont les suivantes :

L'honorable ministre partage-t-elle la priorité de son prédécesseur en ce qui concerne la réorganisation de l'IFA ? Où en est le dossier ?

Peut-elle me dire ce qui justifie de tels délais de correction? Le système informatique fait-il défaut ? Y a-t-il un manque de personnel ?

 

Ik heb uw voorganger al uitleg gevraagd over de disfuncties in het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO) (vraag om uitleg nr. 4-955, Handelingen nr. 4-80 van 18 juni 2009, blz. 40) : middelmatig succes van de opleidingen, veelvuldig uitstellen of schrappen van de opleidingen, ....

Die slechte organisatie is spijtig omdat het OFO een essentieel instrument moet zijn in de verbetering van de efficiëntie en de kwaliteit van de federale overheden.

Uw voorganger heeft me toen geantwoord dat dit punt tot zijn prioriteiten behoorde, wat mij verheugde.

Ik moet vandaag echter spijtig genoeg vaststellen dat de situatie niet echt geëvolueerd is. Een aantal problemen bestaat immers nog altijd.

Een van de problemen is de te lange termijn voor de verbetering van de proeven en examens.

Zo kan de wachttijd voor de resultaten van een test in de vorm van multiplechoicevragen (MCV) door optische lezing oplopen tot zes maanden, terwijl men weet dat een dergelijk systeem een haast onmiddellijke verbetering mogelijk maakt.

Gelet op die hardnekkige disfuncties heb ik volgende vragen :

Is de minister het eens met de prioriteit van haar voorganger inzake de reorganisatie van het OFO? Hoever staat het met het dossier?

Kan ze me uitleggen waarom dergelijke lange correctietermijnen nodig zijn? Faalt het informaticasysteem? Is er te weinig personeel?

 
Réponse reçue le 25 mars 2010 : Antwoord ontvangen op 25 maart 2010 :

J’ai l’honneur de communiquer à l’honorable membre les informations demandées :

Il est exact que l’Institut de Formation de l’Administration fédérale a, par le passé, été confronté à des problèmes pratiques ayant eu pour effet de retarder la communication des résultats. Ces difficultés étaient dues essentiellement à la complexité du processus, à un contrôle de qualité poussé, à la nécessité de faire appel à des experts externes pour la correction et à des problèmes d’effectifs au sein de l’institution. Ainsi, l’équipe de docimologues de l’époque était beaucoup trop réduite pour pouvoir assurer le traitement de tous les tests dans des délais raisonnables.

Depuis lors, des initiatives concrètes ont été mises en place à l’Institut de Formation de l’Administration fédérale afin d’améliorer le fonctionnement général des formations certifiées.

Concrètement, l’équipe des docimologues a été élargie de manière à pouvoir traiter un plus grand nombre de dossiers et le système de planning de la procédure a été revu de manière à rationnaliser et à accélérer le déroulement des différentes étapes. Je dois en outre mentionner la rationalisation du catalogue qui a permis à l’Institut de Formation de l’Administration fédérale de mieux maîtriser la gestion de son ensemble et qui commence à avoir un effet visible sur la rapidité de l’organisation.

Par ailleurs, depuis mai 2009, l’Institut de Formation de l’Administration fédérale s’engage également à fournir les résultats dans les trois mois qui suivent le passage du test lorsqu’il s’agit de questions à choix multiple et endéans les quatre mois pour les autres types de tests (question à réponse ouverte, mixte, etc.) qui nécessitent plus de travail, entre autres, au niveau de la correction.

Cette période de trois ou quatre mois est nécessaire pour procéder aux étapes suivantes :

Pour les tests QCM (questions à choix multiple) : un délai maximum de 60 jours ouvrables répartis comme suit à partir de la date du test :

+5 jours : Vérification détaillée des dossiers de test ;

Envoi des formulaires à lecture optique au partenaire externe ;

+15 jours : Traitement des formulaires à lecture optique ;

Vérification et rectification des problèmes de lectures optiques ;

+15 jours : Analyse statistique des résultats ;

Rédaction du rapport docimologique ;

+8 jours : Feedback, réaction des formateurs ;

+7 jours : Finalisation du rapport docimologique ;

+2 jours : Validation du rapport docimologique et prise de décisions ;

+ 8 jours : Constitution du dossier docimologique complet ;

Constitution des dossiers individuels des participants ;

Importation des résultats

Envoi des résultats aux participants.

Pour les autres types de tests (questions à réponses ouvertes, mixtes, etc) : un délai maximum de 82 jours ouvrables, répartis comme suit à partir de la date du test :

+5 jours : Vérification détaillée des dossiers de test ;

Reproduction des copies des participants ;

+5 jours : Traitement administratif des dossiers par le service docimologique ;

Réalisation du tableau des résultats ;

+11 jours : Phase de paramétrage : une partie des copies sont corrigées, des analyses sont réalisées et des conclusions sont tirées (par exemple : adaptation de la grille de correction oui ou non) avant la correction de l’ensemble des copies ;

+21 jours : Correction des copies par les formateurs (souvent plusieurs formateurs sont impliqués) ;

+10 jours : Analyse statistique des résultats ;

Rédaction du rapport docimologique ;

+7 jours : Feedback, réactions des formateurs ;

+5 jours : Finalisation du rapport docimologique ;

+2 jours : Validation du rapport docimologique et prise de décisions

+ 8 jours : Seconde correction par les formateurs pour les participants ayant obtenu un score global entre 55% et 60% ;

+ 8 jours : Constitution du dossier docimologique complet ;

Constitution des dossiers individuels des participants

Vérification sur base d’un échantillon ;

Importation des résultats ; Envoi des résultats aux participants ;

Par ailleurs, il faut également préciser que les résultats obtenus par l’Institut de Formation de l’Administration fédérale dans le traitement des formations certifiées sont notables depuis que les adaptations citées plus haut ont été réalisées. En effet, pas moins de 12.000 personnes ont été invitées à participer à une formation certifiée en 2009. En 2009, le pourcentage de tests traités dans les délais s’élevait à 95,77 %.

Il est évident qu’il y a encore des soucis quant à l’organisation des formations certifiées et quant au système tel qu’il est actuellement intégré dans les carrières. Dès lors, des groupes de travail techniques se penchent actuellement sur une réforme éventuelle du système tandis que l’Institut de Formation de l’Administration fédérale reste orienté sur l’amélioration permanente de ses processus.

Ik heb de eer het geachte lid de gevraagde gegevens mee te delen:

Het is inderdaad zo dat het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid in het verleden met praktische problemen heeft gekampt, waardoor de kennisgeving van de resultaten vertraging opliep. Deze moeilijkheden waren voornamelijk te wijten aan de complexiteit van het proces en aan een doorgedreven kwaliteitscontrole, aan de noodzaak een beroep te doen op externe deskundigen voor de correctie en aan problemen met betrekking tot het personeelsbestand binnen de instelling. Zo was het toenmalige docimologenteam te klein om in te staan voor de verwerking van alle tests binnen redelijke termijnen.

Sindsdien zijn er concrete initiatieven genomen bij het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid om de algemene werking van de gecertificeerde opleidingen te verbeteren.

Concreet werd het docimologenteam uitgebreid zodat het meer dossiers kan verwerken en werd het systeem voor de planning van de procedure herzien om het verloop van de verschillende fases te rationaliseren en te versnellen. Daarnaast moet ik ook het rationaliseren van de catalogus vermelden wat het geheel meer beheersbaar maakt voor het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid en een duidelijk effect begint te hebben op de snelheid van de organisatie.

Overigens verbindt het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid er zich sinds mei 2009 toe de resultaten te bezorgen binnen de drie maanden na het afleggen van de test wanneer het gaat om meerkeuzevragen en binnen de vier maanden voor de andere types van tests (vragen met een open antwoord, gemengde tests, enz.) die meer werk vereisen onder andere wat betreft de correctie.

Deze periode van drie of vier maanden is nodig om over te gaan tot de volgende fases :

Voor de MKV-tests (meerkeuzevragen): een maximumtermijn van 60 werkdagen, vanaf de datum van de test, verdeeld als volgt :

+5 dagen: Uitvoerige verificatie van de testdossiers;

Verzending van de formulieren bestemd voor optische lezing naar de externe partner;

+15 dagen: Verwerking van de formulieren bestemd voor optische lezing;

Verificatie en rectificatie van de problemen met optische lezing;

+15 dagen: Statistische resultatenanalyse;

Opmaak van het docimologisch verslag;

+8 dagen: Feedback, reactie van de opleiders;

+7 dagen: Afwerking van het docimologisch verslag;

+2 dagen: Validatie van het docimologisch verslag en besluitvorming;

+ 8 dagen: Samenstelling van het volledige docimologische dossier;

Samenstelling van de individuele dossiers van de deelnemers;

Importeren van de resultaten

Verzending van de resultaten naar de deelnemers.

Voor de andere types van tests (vragen met een open antwoord, gemengde tests, enz.): een maximumtermijn van 82 werkdagen vanaf de datum van de test, verdeeld als volgt:

+5 dagen: Uitvoerige verificatie van de testdossiers;

Kopiëren van de kopieën van de deelnemers;

+5 dagen: Administratieve verwerking van de dossiers door de docimologische dienst;

Aanmaak van de resultatentabel;

+11 dagen: Parametriseringsfase: een deel van de kopieën wordt verbeterd, er worden analyses uitgevoerd en conclusies getrokken (bijvoorbeeld: al dan niet aanpassing van de verbetersleutel) vóór de correctie van alle kopieën;

+21 dagen: Correctie van de kopieën door de opleiders (vaak zijn hier meerdere opleiders bij betrokken);

+10 dagen: Statistische resultatenanalyse;

Opmaak van het docimologisch verslag;

+7 dagen: Feedback, reacties van de opleiders;

+5 dagen: Afwerking van het docimologisch verslag;

+2 dagen: Validatie van het docimologisch verslag en besluitvorming;

+ 8 dagen: Tweede verbetering door de opleiders voor de deelnemers met een globale score tussen de 55 en de 60%;

+ 8 dagen: Samenstelling van het volledige docimologische dossier;

Samenstelling van de individuele dossiers van de deelnemers ;

Verificatie op basis van een steekproef;

Importeren van de resultaten;

Verzending van de resultaten naar de deelnemers;

Overigens moet eveneens verduidelijkt worden dat de resultaten die het OFO heeft behaald met betrekking tot de verwerking van de gecertificeerde opleidingen opmerkelijk zijn sinds de voormelde aanpassingen. In 2009 werden namelijk niet minder dan 12.000 personen uitgenodigd om deel te nemen aan een gecertificeerde opleiding. In 2009 bedroeg het percentage van tests die binnen de termijnen verwerkt werden 95,77 %.

Vanzelfsprekend zijn er nog zorgen bij de organisatie van de gecertificeerde opleidingen en bij de wijze waarop het systeem momenteel binnen de loopbanen is geïntegreerd. Momenteel buigen technische werkgroepen zich over een mogelijke hervorming van het systeem terwijl het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid gericht blijft op het permanent verbeteren van zijn processen.