SÉNAT DE BELGIQUE BELGISCHE SENAAT
________________
Session 2009-2010 Zitting 2009-2010
________________
15 janvier 2010 15 januari 2010
________________
Question écrite n° 4-6499 Schriftelijke vraag nr. 4-6499

de Anke Van dermeersch (Vlaams Belang)
van Anke Van dermeersch (Vlaams Belang)

au ministre de la Justice
aan de minister van Justitie
________________
Service public fédéral Justice (SPF) - Direction générale des établissements pénitentiaires - Direction générale de l'organisation judiciaire - Absence d'inventaires - Mesures Federale Overheidsdienst (FOD) Justitie - Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen - Directoraat-generaal Gerechtelijke Organisatie - Ontbreken van inventarissen - Maatregelen 
________________
ministère
Cour des comptes (Belgique)
établissement pénitentiaire
gestion du matériel
répertoire
ministerie
Rekenhof (België)
strafgevangenis
materiaalbeheer
zaakregister
________ ________
15/1/2010Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 18/2/2010)
23/4/2010Antwoord
15/1/2010Verzending vraag
(Einde van de antwoordtermijn: 18/2/2010)
23/4/2010Antwoord
________ ________
Question n° 4-6499 du 15 janvier 2010 : (Question posée en néerlandais) Vraag nr. 4-6499 d.d. 15 januari 2010 : (Vraag gesteld in het Nederlands)

Il ressort d'un rapport de la Cour des comptes relatif à l'inventorisation et la sauvegarde des immobilisations corporelles dans les services publics fédéraux, approuvé le 16 septembre 2009, que la Direction générale des établissements pénitentiaires du Service public fédéral Justice (SPF) ne pouvait présenter aucun inventaire. La direction générale de l'organisation judiciaire ne disposait d'aucun inventaire des meubles et du matériel de bureau.

1. Quelle est la cause de ces négligences ?

2. Quelles mesures le ministre a-t-il déjà prises pour remédier à ces lacunes ?

 

Uit een rapport van het Rekenhof betreffende de inventarisatie en beveiliging van materiële vaste activa bij de federale overheidsdiensten, goedgekeurd op 16 september 2009, blijkt dat de directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen van de Federale Overheidsdienst (FOD) Justitie helemaal geen inventaris kon voorleggen. De directoraat-generaal Gerechtelijke Organisatie had geen inventaris van kantoormeubelen en -materiaal

1. Wat is de oorzaak van deze nalatigheden?

2. Welke maatregelen heeft de geachte minister reeds genomen om deze lacunes weg te werken?

 
Réponse reçue le 23 avril 2010 : Antwoord ontvangen op 23 april 2010 :

1.En réponse à votre question, je peux vous confirmer qu’il n’existe pas d’inventaire central du mobilier ainsi que du matériel patrimonial à la Direction générale de l’Organisation Judiciaire. Néanmoins, il ne s’agit en aucun cas d’une négligence ou d’un oubli. En effet, comme cela avait été précisé à la Cour des Comptes lors de son audit, le cadre existant et les surfaces disponibles pour l’archivage ne permettent pas à la Direction générale de centraliser en un endroit l’inventaire du mobilier et du matériel patrimonial de bureau pour tous les services judiciaires. Dès lors, afin de se conformer avec la loi, la Direction générale de l’Organisation Judiciaire a instauré un système décentralisé d’inventaire. Ainsi, dans chaque juridiction, le greffier- ou secrétaire en chef doit gérer l’inventaire des biens de l'État au sein de la juridiction. Afin que cette obligation soit tenue, le Service Infrastructure envoie lors de chaque commande pour du mobilier ou du matériel de bureau patrimonial, un courrier d’avertissement précisant, outre les conditions de livraisons, de facturation etc… ; que l’objet de la commande doit être inscrit au patrimoine des biens de l'État. Enfin, plusieurs services judiciaires font encore parvenir annuellement à la Direction générale de l’Organisation Judiciaire l’inventaire du mobilier et de leur matériel de bureau patrimonial. Cet envoi fait suite à plusieurs anciennes circulaires de Procureurs généraux.

Les documents sont visés et répertoriés dans une farde spéciale pour le ressort de Cour d’Appel concerné. Nous pouvons ainsi vous citer les cas des ressorts d’Anvers et de Bruxelles.

Nous ne pouvons donc pas parler de négligence ou d’oubli dans le cas présent. La présence d’un inventaire décentralisé dans les arrondissements s’explique par la nature particulière de l’Organisation judiciaire dont les services sont répartis sur l’ensemble du territoire.

2. En ce qui concerne les mesures qui ont été prises suite à l’audit de la Cour des Comptes, la Direction générale de l’Organisation Judiciaire travaille sur deux points. Le premier est la mise en place d’un inventaire électronique pour le mobilier et le matériel de bureau patrimonial. Ce système sera dupliqué à partir de FEDCOM. A partir de l’inscription de la facture dans le système, l’inventaire service par service pourra être généré et sauvegarder de façon électronique comme c’est actuellement le cas pour le matériel informatique et les appareils fax en service dans les services judiciaires.

De plus, le Service Infrastructure de la Direction générale de l’Organisation judiciaire est occupé depuis plusieurs semaines avec l’étude d’une nouvelle application interne permettant de mieux gérer l’ensemble des bons de commande qui sont générés quotidiennement. Cette nouvelle initiative doit améliorer la gestion des inventaires de la Direction générale mais également optimaliser les contacts avec l’Administration des Domaines dont le système de remise va évoluer prochainement.

1. In antwoord op uw vraag kan ik u bevestigen dat in het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie geen centrale inventaris bestaat van het meubilair of van het materiaal dat deel uitmaakt van het patrimonium. Niettemin betreft het geenszins een nalatigheid of vergetelheid. Zoals werd uitgelegd aan het Rekenhof tijdens de audit, laten het bestaande kader en de beschikbare archiefruimten het directoraat-generaal immers niet toe de inventaris van meubilair en kantoormateriaal dat deel uitmaakt van het patrimonium, voor alle gerechtelijke diensten op een plaats te centraliseren. Teneinde zich te schikken naar de wet heeft het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie dan ook een gedecentraliseerd inventarissysteem ingevoerd. Derhalve moet de hoofdgriffier of hoofdsecretaris in elk gerecht de inventaris van de goederen van de Staat binnen dat gerecht beheren. Opdat deze verplichting wordt nagekomen, zendt de dienst Infrastructuur bij elke bestelling voor meubilair of kantoormateriaal dat deel uitmaakt van het patrimonium een waarschuwingsbericht waarin behalve de voorwaarden inzake leveringen, facturatie enz. is bepaald dat het voorwerp van de bestelling moet worden ingeschreven in het patrimonium van de goederen van de Staat. Ten slotte bezorgen verscheidene gerechtelijke diensten aan het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie jaarlijks nog steeds de inventaris van hun meubilair en kantoormateriaal dat deel uitmaakt van het patrimonium. Dit gebeurt naar aanleiding van verscheidene oudere circulaires van procureurs-generaal.

De documenten worden voor gezien getekend en geïnventariseerd in een speciale map voor het rechtsgebied van het betreffende hof van beroep. Wij kunnen in dat verband de rechtsgebieden Antwerpen en Brussel vermelden.

Er kan dus in dit geval geen sprake zijn nalatigheid of vergetelheid. De aanwezigheid van een gedecentraliseerde inventaris in de arrondissementen kan worden verklaard door de bijzondere aard van de rechterlijke organisatie, waarvan de diensten verspreid zijn over het gehele grondgebied.

2. Wat de maatregelen betreft die na de audit door het Rekenhof werden genomen, werkt het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie aan twee punten. Het eerste is de invoering van een elektronische inventaris voor meubilair en kantoormateriaal dat deel uitmaakt van het patrimonium. Het systeem zal worden gekopieerd vanuit FEDCOM. Vanaf de inschrijving van de factuur in het systeem zal de inventaris dienst per dienst elektronisch kunnen worden gegenereerd en opgeslagen, zoals dit thans het geval is voor het informaticamateriaal en de faxtoestellen die in de gerechtelijke diensten worden gebruikt.

Daarenboven wordt door de dienst Infrastructuur van het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie al sinds enkele weken een nieuwe interne applicatie bestudeerd, waardoor alle bestelbonnen die dagelijks worden opgemaakt beter kunnen worden beheerd. Dit nieuwe initiatief moet het beheer van de inventarissen van het directoraat-generaal verbeteren, maar eveneens de contacten optimaliseren met de Administratie van Domeinen, waarvan het systeem van overdracht binnenkort wordt aangepast.