Dans le contrat d'administration de l'Institut national d'assurance maladie-invalidité (INAMI) pour la période 2010-2012, l'institut s'engage à améliorer la lisibilité des documents sociaux pour les assurés (article 29 du contrat d'administration).

Nous lisons dans le contrat d'administration : « De par la complexité de la réglementation, souvent les formulaires destinés aux assurés dans le cadre de l’assurance obligatoire ne sont pas très « lisibles » (= clairs et accessibles). Les modèles de ces formulaires figurent souvent dans la réglementation et ont été publiés dans le Moniteur belge. Il n’est donc pas si évident d’adapter les formulaires. Dès lors, il faut également faire preuve de suffisamment de circonspection et se concerter tant avec les services de l’INAMI qu’avec les mutualités qui fournissent la plupart des formulaires aux assurés. »

Pour avoir une idée du résultat de cet exercice, je souhaiterais obtenir les documents suivants pour ce qui concerne l'assurance obligatoire indemnités :

1) une liste des documents existants ;

2) une liste des difficultés observées ;

3) une liste des documents qui ont été adaptés en vue d'une meilleure lisibilité ;

4) une liste des documents qui ont été supprimés à la suite de cet exercice.

1. Une liste exhaustive des formulaires pour les assurés n’a pas été établie dans le cadre de l’article 29 du Contrat d’administration 2010-2012. Comme prévu dans un des engagements de l’article 29, 2 formulaires sont sélectionnés chaque année de la durée du Contrat d’administration en vue d’une révision (voir la question 3). La Cellule communication de l’Institut national d’assurance maladie-invalidité (INAMI) a sélectionné ces formulaires en étroite concertation avec les services opérationnels de l’INAMI.

2. Les formulaires remaniés dans le cadre du Contrat d’administration manquaient de « lisibilité ». La Cellule Communication a, dans un premier temps, fixé des critères de lisibilité des formulaires. Ces critères ont été compilés dans une série de conseils pour rédiger un formulaire efficace (conseils accompagnés d’une check-list qui s’y rapporte) publiée sur l’Intranet de l’INAMI.

En bref, ces conseils portent sur:

• le point de vue du lecteur/destinataire du formulaire: 

  quelques exemples : préciser, si nécessaire, le contexte, fournir des instructions pour répondre aux questions, exposer le parcours que suivra le formulaire et indiquer à la personne qui complète le formulaire ce qu'elle doit en faire ensuite, etc.

• la structure:

  quelques exemples: choisir un titre clair pour le formulaire, classer les questions dans un ordre logique, les numéroter ou utiliser des lettres, ne pas abuser des questions à plusieurs niveaux, donner des  « instructions de parcours » pour compléter le formulaire (préciser par exemple les questions auxquelles il n’est pas nécessaire de répondre), etc.

• le style et la syntaxe:

  Quelques exemples: éviter le jargon professionnel (ou alors expliquer les termes utilisés), éviter les fautes de grammaire, privilégier la voix active et éviter un langage trop formel, etc.

• la présentation :

  Quelques exemples: aérer la mise en page (éviter toute surcharge), prévoir suffisamment d’espace pour les réponses, etc. 

3. Chaque année de la durée du Contrat d’administration, 2 formulaires destinés aux assurés ont été remaniés : au total, il s’agit donc de 6 formulaires. Il s’agit des formulaires suivants: 

En 2010:

1. Formulaire de demande d’inscription à un organisme assureur (article 118 de la loi coordonnée du 14 juillet 1994 et article 252 de l’arrêté royal du 3 juillet 1996)

2. Intervention majorée de l’assurance : la déclaration sur l’honneur concernant les revenus (arrêté royal du 1^er avril 2007)  

En 2011:

1. Déclaration sur l’honneur relative aux revenus des personnes à charge d’un titulaire (circulaire OA n° 2000/89 du 6 mars 2000)

2. Intervention majorée de l’assurance : la déclaration sur l’honneur relative au partenaire de vie - avantage social (arrêté royal du 1^er avril 2007)  

En 2012:

1. Formulaire de demande d’indemnité d’adoption pour un travailleur indépendant (arrêté royal du 20 décembre 2006 instaurant les conditions d’octroi d’une indemnité d’adoption en faveur des travailleurs indépendants).

2. Formulaire de déclaration d’accident (circulaire O.A. n° 81/198 du 5 juin 1981)

Les formulaires ont été remaniés en interne (une collaboration entre la Cellule communication et les services opérationnels). Tant la lisibilité que le contenu ont été examinés. Le cas échéant, une phase de concertation a ensuite eu lieu avec les mutualités. Sur la base de celle-ci, les services opérationnels ont poursuivi le remaniement des formulaires ou prévoient encore de le faire. Les nouvelles versions n’ont pas encore été publiées.

État d’avancement par formulaire:

1. Nouvelle version du formulaire de demande d’inscription à un organisme assureur : elle        a été approuvée par le ‘Groupe de travail assurabilité’, mais le Comité de l’assurance et le Comité de gestion des indemnités doivent encore donner leur approbation. Il sera ensuite publié en annexe à l’arrêté royal du 3 juillet 1996.

2. Nouvelle version de la déclaration sur l’honneur relative aux revenus (intervention majorée) :  elle sera annexée au nouvel arrêté dans le cadre de la réforme de l’intervention majorée.

3. Nouvelle version de la déclaration sur l’honneur relative aux revenus des personnes à charge d’un titulaire : la circulaire sera publiée sous peu.

4. Nouvelle version de la déclaration sur l’honneur relative au partenaire de vie - avantage social (intervention majorée) : elle sera annexée au nouvel arrêté dans le cadre de la réforme de l’intervention majorée.

5. Nouvelle version du formulaire de demande d’allocation d’adoption pour un travailleur indépendant : le Service des indemnités mettra tout en œuvre pour le publier dans les prochains mois. Une mise à jour de la circulaire aux organismes assureurs relative à l’indemnité d’adoption pour travailleurs indépendants est également prévue (elle sera publiée en même temps que le formulaire).

6. Nouvelle version du formulaire de déclaration d’accident : elle doit encore être soumise à la Commission technique du Service du contrôle administratif et au Conseil général.   

4. Dans sa version de 1981, le formulaire de déclaration d’accident (formulaire 6) se composait d’un petit et d’un grand modèle. La version retravaillée ne contient plus qu’un modèle.